オートフィルタで勘違いしない使い方

オートフィルタは規則正しく並んでいるデータの場合、非常に役に立つ機能です。
しかしこの機能には知っていないと間違いをしかねない仕様があります。

そしてそれはデータの量(行数)が多いときにこの問題が発生します。
試しにデータを下記の画像のように作ってみました。

■例1：オートフィルタを設定したところ：見出し部分
オートフィルタの表示

■例2：オートフィルタを設定したところ：末尾部分
表の末尾部分

【解説】
この例では1000件のデータの表を作りました。この状態では特に大きな問題はありません。
試しにNoが995以上のデータを抽出します。

■例3：オートフィルタのフィルタオプションで「995以上」を選択し、実行
フィルタオプション表示

値995以上を表示

では、セルA列の「No」をドロップダウンで見ると以下のようになっています。
ドロップダウンの内容

では1000件のデータに1件だけ追加し、1001件目を作ります。
分かりやすくするためにフォントの色を赤くします。
1001を追加

さてこの状態でオートフィルタのNoのドロップダウンリストをもう一度見ます
もう一度ドロップダウンの内容を表示

どうでしょうか。するとドロップダウンリストには1000までしか表示されていません。
これがポイントです。つまりリストに表示できる件数は1000件までです。従い1001件以上は表示されません。
ここでは分かりやすく伝えるためにNoという連番の値で示しましたが、実際には数値ではないフィルタリングもよくあります。またExcelにはAccessのようなグルーピング表示できる機能が弱いため、このドロップダウンリストを借用しデータの有無を確認することもよくあります。このとき
「あれ、入れたはずのデータがドロップダウンリストにないぞ。消しちゃったか？」
などと勘違いすることになりかねません。
この点を踏まえていれば仕様であることが分かり、違う方法で「見えなくなったデータ」を探すことができます。