データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

オートフィルタで勘違いしない使い方

オートフィルタは規則正しく並んでいるデータの場合、非常に役に立つ機能です。
しかしこの機能には知っていないと間違いをしかねない仕様があります。

そしてそれはデータの量(行数)が多いときにこの問題が発生します。
試しにデータを下記の画像のように作ってみました。

■例1：オートフィルタを設定したところ：見出し部分


■例2：オートフィルタを設定したところ：末尾部分


【解説】
この例では1000件のデータの表を作りました。この状態では特に大きな問題はありません。
試しにNoが995以上のデータを抽出します。

■例3：オートフィルタのフィルタオプションで「995以上」を選択し、実行




では、セルA列の「No」をドロップダウンで見ると以下のようになっています。

では1000件のデータに1件だけ追加し、1001件目を作ります。
分かりやすくするためにフォントの色を赤くします。



さてこの状態でオートフィルタのNoのドロップダウンリストをもう一度見ます


どうでしょうか。するとドロップダウンリストには1000までしか表示されていません。
これがポイントです。つまりリストに表示できる件数は1000件までです。従い1001件以上は表示されません。
ここでは分かりやすく伝えるためにNoという連番の値で示しましたが、実際には数値ではないフィルタリングも よくあります。またExcelにはAccessのようなグルーピング表示できる機能が弱いため、このドロップダウンリストを借用し データの有無を確認することもよくあります。このとき
「あれ、入れたはずのデータがドロップダウンリストにないぞ。消しちゃったか？」
などと勘違いすることになりかねません。
この点を踏まえていれば仕様であることが分かり、違う方法で「見えなくなったデータ」を探すことができます。