データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

フォーマットを考える

Excelには様々な機能があり、親戚にあたるAccessにも劣らぬ使い方が可能です。
しかしながらそういった機能を利用するためには次の前提が必要になります。

Excelで集計しやすいフォーマットでデータが入力されているかどうか
使いにくいパターンとして下記のようなフォーマットがあります。

■例1：Excelでアンケート用紙作成
(関連：アンケート作るときのフォーマット )


【解説】
この例ではこのアンケートをどのように使うのかによって適しているか、そうでないか変わります。
例えばEメールなどに添付し、対象者に入力してもらいExcelのまま回収する場合は適していないと考えられます。 その理由として、以下の点が挙げられます。

• セルに直接打ち込むことができない
• 回答に図形を使う必要があるが、図形描画の「塗りつぶし」の設定変更が必要な場合がある

前者は直接セルに打ち込めるのと、打ち込めない場合と比べ集計作業における稼動負荷が大幅に変わってきます。
後者は入力をする方のExcelの理解度合いに影響します。通常図形で「丸」を作って該当する番号を囲もうとしますが、 その丸図形の中が白色で塗りつぶされているため、囲めませんというか、囲んだように見えません。 入力者がこの点を知っていれば「塗りつぶし」を「なし」にすることで回避できますが、その可否は先方に依存するため 「入力の方法がわかりません」の問い合わせ、「入力の漏れ」が発生することが考えられ効率的でないことが多いと思われます。

■例2：オートフィルタの利用について


オートフィルタはデータの規則性が前提です。上記の例ではセルの結合が問題です。
このパターンは良く見かけますが、そもそも見出し行で2行分のセルを使っている部分が理由不明です。
また「No」の部分で縦に結合されているセルもあります。 この状態でオートフィルタをかけてみました。

　

既にお分かりかと思いますが、この状態でオートフィルタを使うと本来予期しない値が表示されたりします。
これは、「1セルに1つの値」という規則から漏れているからです。
特に横結合の場合は結果が予測できなくなります。 おまけにExcelのバージョンにより結果が変わる点も見逃せません。