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数式・関数の埋まっているシートを解読する|Excel実務のノウハウのお勉強

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引き継ぎ業務では必須!Excelファイルのやり取り

先日、あるクライアント様からのご依頼で今回の記事の主題である「シート分析」をお願いされました。
弊社の場合は、「案件」としてお引き受けしていますが、通常でもExcelに限った話ではなく、1つの会社に在籍していても部署移動、業務引き継ぎ等で新しい仕事(作業)に取り掛からざるを得ない状況と言うのは良くある話だと思います。
自分自身にとって真新しい作業は魅力的に映る場合もあれば、「ち、ちょっときついわな」的な場合もあると思います。
今回は後者を更にもう少しミクロな視点で見たときに発生するであろう「Excelデータの引き継ぎ」について考えてみたいと思います。


初めて見るシートを解読するのは困難!?

管理のしっかりした企業でも、IT系ツールをどこまでマニュアル化しているのは企業によって大きく違うと思われます。
特にExcelなど、個人で使っていたものが改良され、そのまま使用され、それが一部の間で続ける場合などは、それに関する資料などは存在しないことも少なくありませんし、仮にあったとしてもどこまで細かく、あるいは読みやすく書いているのかにより理解にかかる時間は大きく変わっていきます。
経験的には「マニュアルがあるからすぐできるよね?」と言われても、すぐできるかはそのマニュアルや資料の内容がどのレベルで書かれているかにより変わってくることもしばしばです。
既にこれまでも何度もお話していますが、Excelは使い勝手が良過ぎて、同じ結果でもその作業プロセスは個人マチマチだったりします。
従い「Excelシートの分析」も作成した人(あるいは部門、外注先)によって、やり方が大きく変わっているかもしれないという点に注意を払う必要があります。


シートの内容を見る前の確認事項

できるだけ効果的にシートの解読をするに当たって、事前にいくつか確認したほうが良い点があります。(弊社の経験的にも)事前に意識しておくだけでも、理解の早まりが変わってくるからです。


対象となるExcelシートが絡んでいる業務内容を理解する

ある種当然のことですが、この点を事前に理解しておくと、セルに使われている数式や関数の意味が本当の意味で追えます。逆にこれが分かってないと、関数名から機能を機械的に理解するため「どうしてここでこの関数を使っているのか」が分からなくなります。
つまり「なるほどね、だからこの関数をこのセルで使っているんだ」の流れも把握しづらくなります。


数式、関数以外にも機能を使っていないか意識する

こちらは慣れてないと難しいかもしれませんが、数式や関数以外にもExcelの機能が使われていると、それらの機能も意識しないとひも解けない場合も出てきます。
例えば条件付き書式などです。この機能はIF関数の応用版的な使い方が可能ですが、これが使われているかどうかセルや数式バーを見ただけでは分かりません(後述している「ジャンプ」を使うと分かります)。 数式バーを見ても分からない
上記のように見ただけでは分からない。

実際には下記のように複数のセルに同じ条件付き書式が設定されているが、一見分かりにくく解読から漏れてしまわないよう注意が必要です。 条件付き書式が設定されている
その他、入力規則なども設定されているセルがないか確認しておきます。


セルに埋め込まれた数式や関数の参照元や参照先が、他のシート、ブックになっていないか

数式や関数が他のシートと連動して使われているか、あるいは他のブックのシートの値を使っているか等も確認が必要です。
この場合、事前にと言うよりもやりながら気づくことも少なくないですが、複数のシートを使った構成になっている場合は、やはりシート(ブック)間をジャンプして確認する形となり、混乱しがちになります。 また安易にシート名やブック名を変えると、参照元(参照先)が変更されたとみなされ、「読み取り不可」になるので危険です(Excel側で教えてくれない場合も考慮する必要があります)。


実例を元に数式・関数を解読してみる

前置きが長くなりましたが、実際にサンプルを使ってみていきたいと思います。
ここでは簡単な表を使ってみていきたいと思います。

下記の上部の表で見ていきますが、セルに埋め込まれている数式、関数を表示したのが下部の表です。
■サンプル表
数式・関数が埋め込まれている簡単な表

■サンプル表で関数が使われているセルの中身を表示
数式・関数の内容


数式、関数が埋まっているセルは「ジャンプ」機能で探す

Excelの機能に「ジャンプ」という機能があることをご存知でしょうか?こちらの機能はセルに何かの設定がされているときに、その設定がされているセルに飛べる(ジャンプできる)機能です。 このジャンプ機能を使うことで、どこのセルに数式や関数が使われているかが分かります。
ホームリボンにて
上記で「ホーム」のリボンにある「検索と選択」-「ジャンプ」をクリック後に表示される画面で「セル選択」をクリックすると下記の画面が表示される。
数式を選択する
上記のように「数式」にチェックを入れ、「OK」をクリックすると、数式が使われているセルが選択された状態になります。
画面でセルに入っている数式が選択される
これでどこのセルに数式が使われているかが分かります。
※なお、先ほどの「ジャンプ(選択オプション)」の画面で上記で説明した「条件付き書式」、「入力規則」等が使われているセルも同様に発見できます。


数式、関数の動きをトレース

上記で見つけたセルの数式、関数が実際にどのように動いているのかを追う(トレースする)ことができる機能があります。
(今回のサンプルではかなりシンプルな構成になっていますが、数式や関数の中に「更に数式や関数が埋め込まれている」、いわゆるネスト(入れ子)という状況になっていることも少なくなく、そういった場合はトレースできると便利です)

下記はセル「D2」を使って参照元と参照先を確認しているところです。
参照元トレース:セルD2が参照元としてどこから見ているのかが分かる
参照先トレース:セルD2の参照先としてどこのセルが使っているのかが分かる
「数式」リボンにある参照元トレース(画面右上)と参照先トレースを使ったところです。
このようにトレース機能を使うことで、対象となるセルがどのように使われているのかが分かります。


それでも解読は難しい時は・・

上記で説明した機能を駆使することで数式や関数をある程度、あるいはほとんど全て解析できます。
しかしながら冒頭で説明したように、実際には数式、関数で使われているセル(と関連するセルも)を一つ一つ追って行く為、関数の意味が分かっても、「そもそもその関数が表としてどのような意味合いを持つのか」まで解析するのは慣れや時間が必要です。
弊社で以前引き受けたケースでは、表の内容は人事評価関連のシートでした。
やはり時間がかかるため、弊社ではプログラム(VBA)を使ってある程度フォローアップの機能を持たせて解読、分析を行いました。
特にセルに値を入れるのかどのようにセルが変わるのか等をプログラム上でシミュレーション(疑似結果を表示)できる機能は重宝しました(画像一番下)。
関数解析プログラム-数式、関数のあるセル色を変える
トレース機能に数式ボックスを表示
数式でシミュレーション

関心ある方は弊社でのExcel開発サイトもご覧ください。


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