データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

表示形式の落とし穴1

Excelでは表示形式を利用者が自由に変えることができ、利用頻度の多い機能の一つです。
この機能は印刷されたExcelのシートであれ、画面上のシートであれ、入力された内容を見る上では 分かりやすいのですが、その一方でこの表示形式が他の機能を阻害することもあります。
ここでは見た目では判断してはいけない事例を見てみます。

【解説】
■例1：日付「1月1日」を色々な表示形式で表示する


上記はシートに「1月1日」と入力し、書式設定ダイアログで「同じ内容を違う表示形式」で表示したところです。 Excelではこのように色々な日付の形式で表示ができます。
また表示できるのはこれだけではありません。

■例2：本日の気温の表で温度を分かりやすく表示する


例えば上記の「本日の気温」の表で温度の部分を分かりやすく、20 → 20℃と表示してみます。

■例3：表示形式を変更する1


■例4：表示形式を変更する2


このように「見た目上」の変更ができる便利な機能です。
この「見た目上」というのが、本題の大きなポイントとなります。


※表示形式は色々あります。詳細はMicrosoftサイトへどうぞ
Excel のセルの表示形式で [ユーザー定義] に使用できる書式記号について

では、この「見た目上」がどのような問題を起こすのか例を挙げてみたいと思います。
■例5：2つの表の合計を算出する


上記の「表1」、「表2」はとてもシンプルな表です。この各表の合計にSUM関数を使って合計を出してみます。

■例6：SUM関数を設定する


SUM関数を設定します。同様に右側のセルと「表2」の合計セルにもSUM関数を設定します。

■例7：SUM関数を全ての合計に設定をした結果


全く同じSUM関数を設定しました。しかしながら上記の例のように結果が一致しません。
「表1」と「表2」では何が違っているのでしょうか？
既にこれまでの説明である程度は推測がつくかもしれませんが、これは「表示形式」の方法の問題です。

■例8：「表1」の表示形式を確認してみる


■例9：「表2」の表示形式を確認してみる


いかがでしょうか？実は同じ設定になっています。
しかし同じ表示形式のリストの中にある別の箇所を見てみます。

■例10：「表2」の表示形式「文字列」を確認してみる


■例11：「表2」の表示形式「文字列」を確認してみる


と、「文字列」で見ると違っていることが分かります。
このことから分かることは
表1：「100」という数値で入力されている→見た目上「100人」
表2：「100人」という文字(列)で入力されている→見た目上(も)「100人」

ということになり、表2では入力されているのが文字の為、「SUM関数」が機能しないのです。
このように見た目上では判断がつかず、原因を探るのに時間がかかり無駄な時間を費やすしたり、 「SUM関数を入れたから問題ない」と考え気づかないままになってしまうことがあります。

<参考>
なお、上記のような場合は「数式バー」で見ても分かることがあります。


同じような表示形式で、同じくSUM関数を使うと「合計が一致しない」こともありますが、これは今後説明します。