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Excelでスキルが高いと職場で評価されるのか?|Excel実務のノウハウのお勉強

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自分のExcelスキルを評価されることはあるか

今回は、Excelのスキルが高いとそれが会社にどのように評価されるのか考えてみたいと思います。
Excelを使った業務は様々です。データ加工、グラフ作成、アンケート作成、あるいは報告書関係を作成するために使うこともできます。
経験的には、「表計算ソフト」であるExcelの持つ機能を考えると、「何かを管理する」のにExcelを使うことは、圧倒的に多いのではないでしょうか。

本ページで申し上げている内容は必ずそうであるという意味ではございませんが、一つの考え方として見てもらえればと思います。

実務に活かせるのは、自分のExcelスキルだけでは足りない!?

Excelでできることを説明るすると枚挙にいとまがないほど、大量の事例や方法があります。そしてマクロやVBAを含めると、「実務レベルではできないことはない」と言っても過言ではないほど、様々なことができます。
しかしながら、実際には会社、あるいは部門の業務を担当する担当者のスキルにより、どこまでできるのかがいい意味でも、悪い意味でも限定されます。

一般的に、業務は自分自身だけで作業を終えるような自己完結パターンは少なく、他の担当者や他の部門、取引先等と連携して業務が完結するパターンが大半だと思います。
となると、実際には様々なExcel機能を使いこなしたいと思うならば、それを受け取る相手のExcelスキルも影響してくることになりますね。
それらの機能を相手方が理解していないと、

・作業の受け渡し時に「説明」が必要
・相手の担当が変わってもそれらを維持させる仕組みが必要

など、普段は意識しない点まで踏まえて提供しないといけないことになります。こうしたことを考えるときに、活用したい機能が限定的になり、本来の自身のスキルを発揮できない場合もあることを踏まえておく必要があると思います。


管理業務としてのExcel活用は地味!?

冒頭に申し上げたように、Excelは一つ一つの情報をまとめて管理することができるし、それはExcelの得意分野の一つでも有ります。
一つ一つの情報がまとまると「データ」となり、それを管理することができます。
このようなデータを管理するときに、気をつけるべきポイントは色々ありますが、管理業務では、「できるだけ漏れを失くす」ことが必要になります。
先述したように通常の業務は一人では行わず、複数のスタッフが関係する業務がほとんどです。
そこで大事なのことは、「他スタッフとの連携時に漏れをなくす」ことです。
そしてこの前提の上で「業務効率」が成り立つと考えています。

「漏れ」とは何か、例えば下記の画像で説明すると、

■関数が入っているセルに気づかない
セルの関数に気が付かない
セルに関数が入ってるが、それに気づかず、そのセルに手入力(上書き)してしまうケース。

■セルの色が変更できない
セルの書式設定ではない色の変更
上記の図は「いつもの方法」では、セルの色を変えようとしてもセルの色が変わえられないケース(「条件付き書式」を使ってセルの色を変えている)。

仮にこういった機能を使ったスタッフが、この機能を知らないスタッフに渡すと「作業が滞る」場合です。

上記の例は非常にシンプルなので、セルの位置関係や、色が変えられない時点で問題がすぐに発見でき、重症とは言えるものではないかもしれません。

しかしながら実際の業務では、シートに多くの文字と数字が画面(通常は)縦長に入っており、見逃してしまうことも少なくありませんし、既に本サイトでも「落とし穴」と題して紹介している事例等がまさに「漏れ」の対象となります。こういった点をできるだけ事前に防いで業務を行う必要性があります。

つまり、この手の作業はある意味「誰もが普通にできるような状態にする」ことで、周りから見るとごく当たり前のこととなりますし、簡単に言うと「地味で目立たない作業」であります。
ここが、評価する側(一般的には上司)にどのように映るかによって、評価が変わる部分でもあります。


評価する人の能力

基本的に管理系の作業は、スタッフの優劣を数値化することが難しく、営業部門のように数値上では明確な判断ができません。

あくまでも経験的にですが、管理部門などの未経験上司はExcelレベルの作業を「単純で簡単なこと」と見る傾向にあるように思います。
とりわけ、アンケート集計や一般的な資料データの取りまとめ等、「バイトでもできる作業だろ」と言わんばかりに思われる方もいらっしゃいますが、バイトでできる作業にする為には、「シートをどのようなフォーマットにすれば、データを効率的に管理できるか」等を事前に考える作業が必要となります。そして、これができて初めて、「誰でもできる業務」になります。

この場合で言えば、「いつでも簡単に、会社や部門が要求する形にして提出できるようなフォーマットでデータを管理しているか」がポイントになるわけです。
この点を簡単に考えてしまうと、後でとんでもなく時間がかかって集計し直したり、やり方を途中で変えるといった、後戻り作業が発生します。

(Excelのスキルがあるスタッフにとっては、)残念なことに、このポイントを理解して業務を行ったとしても、通常は目立つことなく淡々と作業が進みます。
この淡々と作業が流れていく様をどのように理解するか、もっと言えば、それを理解できる能力があるかどうかが、少なくともExcelのスキル有るスタッフから見ると、「上司に求めたい能力」であるとも言えます。

Excelのスキルが高いことを証明する資格等があれば、評価される等はそれは別の話で、実務としてのExcelスキルが高い場合の評価は、Excelの知識、一般的に業務の流れや効率性を理解している人間でないと難しいかと思います。


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