Excelでスキルが高いと職場で評価されるのか？

回はExcelのスキルが高いとそれが会社にどのように評価されるのか考えてみたいと思います。
Excelを使った業務の大半が「管理業務」です。アンケート作成や、報告書関係を作成するために使うことも少なくないですが、「表計算ソフト」であるExcelの持つ機能を考えると、「何かを管理する」のにExcelを使うことも多いはずですし、そのように利用されることをお勧め致します。
なお、このページで申し上げている内容は必ずそうであるという意味ではございません。参考までという理解でお読み願います。

Excelの機能を実務で活かせるか

Excelでできることを説明るすると枚挙にいとまがないほど、大量の事例や方法があります。更にはマクロやVBAを含めると「実務レベルではできないことはない」と言っても過言ではないほど、様々なことができます。
しかしながら、実際には会社、あるいは部門の業務を担当する担当者のスキルにより、どこまでできるのかがいい意味でも、悪い意味でも限定されます。
特に通常の業務は自分自身だけで作業を行う自己完結パターンはあまりなく、他の担当者や他の部門、取引先等と連携して業務が完結するパターンが大半だと思います。
となると、実際には様々な機能を使いこなしたいと思っていても、その機能を相手方が理解していないと、作業の受け渡し時に「説明」が必要となり、相手の担当が変わってもそれらを維持させる仕組みが必要など、普段は意識しない点まで踏まえて提供しないといけないことになります。こうしたことを考えるときに、活用したい機能が限定的になり、本来の自身のスキルを発揮できない場合もあることを踏まえておく必要があると思います。

管理業務としてのExcel活用は地味！？

冒頭に申し上げたようにExcelは一つ一つの情報をまとめて管理することができるし、それを得意としています。
一つ一つの情報がまとまると「データ」となり、それを管理することができます。
このようなデータを管理するときに、気をつけるべきポイントは色々ありますが、(今回のテーマだけでなくExcelを使う管理業務に共通していますが、)管理業務では、「できるだけ漏れを失くす」ことです。
先述したように通常の業務は一人では行わず、複数のスタッフが関係する業務がほとんどです。
そこで大事なのは他スタッフとの連携時に漏れをなくすことです。そしてこの前提の上で「業務効率」が成り立つと考えています。

「漏れ」とは何か、例えば下記の画像で説明すると、
■セルの色が変更できない
セルの書式設定ではない色の変更

上記はセルの色を変えようとしてもセルの色が変わりません。
結論から言うと、このセルの色が変更できない理由は「条件付き書式」を使って条件により表示パターンを変えているからですが、仮にこの機能を使ったスタッフが、この機能を知らないスタッフに渡すと作業が滞る場合です。
上記の例は非常にシンプルなので、色が変えられない時点で問題がすぐに発見でき、重症とは言えるものではありません。
しかしながら実際の業務では、シートに多くの文字と数字が画面(通常は)縦長に入っており、見逃してしまうことも少なくありませんし、既に本サイトでも「落とし穴」と題して紹介している事例等がまさに「漏れ」の対象となります。こういった点をできるだけ事前に防いで業務を行う必要性があります。
つまり、この手の作業はある意味「誰もが普通にできるような状態にする」ことで、周りから見るとごく当たり前のこととなりますし、簡単に言うと「地味で目立たない作業」であります。
ここが、評価する側(一般的には上司)にどのように映るかによって、評価が変わる部分でもあります。

評価する人の能力

基本的に管理部門の作業はスタッフの優劣を数値化することが難しく、営業部門のように数値上では明確な判断ができません。
そして経験的に、管理部門などの未経験上司はExcelレベルの作業を「単純で簡単なこと」と見る傾向にあります。
とりわけ、アンケート集計や一般的な資料データの取りまとめ等、バイトでもできると言わんばかりに思われる方もいらっしゃいますが、バイトでできる作業にする為には、「シートをどのようなフォーマットにすれば、データを効率的に管理できるか」等を事前に考える作業が必要となります。
これができて初めて、誰でもできる業務になります。
「いつでも簡単に、会社や部門が要求する形にして提出できるようなフォーマットでデータを管理しているか」がポイントです。
この点を簡単に考えてしまうと、後でとんでもなく時間がかかって集計し直したり、やり方を途中で変えたり(この場合、変える前の部分も再度やりなおしますが)する作業が発生します。
残念なことに、このポイントを理解して業務を行ったとしても、通常は目立つことなく淡々と作業が進みます。
この淡々と作業が流れていく様をどのように理解するか、もっと言えば理解できる能力があるかどうかが、管理部門から見ると上司に求めたい能力であるとも言えます。
Excelのスキルが高いことを証明する資格等があれば、評価される等はそれは別の話で、実務としてのExcelスキルが高い場合の評価は、一般的に業務の流れや効率性を理解している人間でないと難しいかと思います。