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初めてのExcel、使い始めて間もないときに押さえておくことは何か|Excel実務のノウハウのお勉強

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Excelを実務で使う前に押さえておきたい点とは

Excelの機能は実に様々であり、弊社でもお客様とのExcelファイルのやり取りで把握しきれてないものも登場します。
しかし、実務ベースで考えると、「一般的に見るExcelファイル」で使われている機能は、案外限定的だったりします。
言い方を変えれば、Excel作業を行う際に実務的な押さえどころがあると考えています。
今回は弊社偏見も多く含むかもしれませんが、Excel初心者や入門者の方にとって、「心構え」的な内容で一般的に見たときのExcel実務の考え方を説明します。

なお、説明の便宜上、若干大げさな言い回しなどあります。その点にもご注意ください。


Excelファイルの名称、呼称について

Excelを起動すると各パーツに名前がついています。ここでは全てを説明しませんが、実務的にみたときに押さえておいた方がよさそうな点について説明します。

ファイルブックについて
もしも作業の中でこれらの言葉が出てきたときに気を付けておくとよいだろう点です。 Excelのファイルとブック
この点で言いたいのは、この2つの名称が同義として使われているのか、あるいは別なのかです。
Excelでは、新規に起動すると何も入力されてないBook1(ブック1)が起動します(作られます)。
そしてこの「ブック」ですが、「ファイル」とも言われます。
一般的にExcelの中の話だと「ブック」という呼称が使われ、「ファイル」という呼称はWindows的に見た場合(例:フォルダ構成)等、Excelの中だけの話でない時に使われる傾向にあると思います。

セルについて
セルはシートを構成している基とも言えます。
シート内にあるセルとアクティブセル
そしてこれも、上記と似たような話ですが、誰かがExcel業務で「セル」と言えば、それはセル全体でなく、ある特定のセルを指していることが圧倒的に多いです。
本来、マウスでクリックされたセルを「アクティブなセル」などと言いますが、これはマクロなどをやっている人たちが使う呼称であり、通常は「アクティブなセル」を単に「セル」と呼んでいます。

行と列について
行と列の呼び名を間違えないように気を付ける
「行」と「列」も、反対に呼ぶ人もいます。ですので行列に関する話をしているときは、対象となっているブックや、話の前後の脈絡からも判断した方がよいです。
余談ですが、Excelでないソフトやツール等では、Excelでは「行」と呼んでいるところが「列」になっています。理由は分かりませんが、こういう点も混乱する原因になっているかもしれませんね。


入力する先は「セル」?それとも「それ以外」か

「これをExcelに入力してください」
良く聞くセリフですが、Excelで「入力」と言うと、通常はシートにあるセルへの入力を指します。他には図形等にも入力できますが、表などの作成の場合、入力先はセルがほぼ絶対です。
文字の入力先はセルが圧倒的に多い


入力した値をExcelが勝手に変えてしまう

セルに入力した値によっては、Excelが勝手にその値を変えてしまいます。
入力値をExcelが判断して変える

これはExcelの賢い機能とも言えますが、時にこれが邪魔になり「なかなか(入れたい値の)入力ができない」ということになってしまいます。
これを回避するにはセルの書式設定と言うものが必要になります。
セルの表示形式を変える


入力されている値と表示されている値が違う場合

表示されている文字と入力されている文字が違う場合

これは、表によっては意識することすら不要なときもあるので、慣れてないと結構とまどう(気づかない)部分です。
Excelには「表示形式(見た目)」を変えられる機能があります。
関数等を使うときに「あれ?できない!」と言った場合、この表示形式が影響していることも少なくないので注意が必要です。
集計時には、入力値または表示値のどちらの値が対象になるかで結果が期待通りにならない場合も出てきます。


画面幅によって表示される項目が変わる

これは、複数のPCでExcelを使った場合に起こりやすいです。画面の幅によってExcelで表示されるリボンが変わります。
よく見ると小さくなっているのでたどっていくと欲しい機能が出てきます。
画面幅でリボンの表示が変わる


操作で行き詰ったら「右クリック」を!

絶対と言うわけではないのですが、「○○をしたいけど分からない」と言った時に、右クリックしてみる(ショートカットメニューを表示)ことをお勧めします。
右クリックには、そこ(選択された対象)で使えるものだけが表示されます。
表示されている文字と入力されている文字が違う場合

特に「セルに対して○○したい」と言う場合はリボンから探さずにこの右クリックメニューから探した方が早く分かりやすい場合が少なくありません。


やり方は色々!「慣れるまで」できるだけ同じ人に質問する

Excelでは1つの作業を達成するためにいくつかの選択肢(操作方法)が用意されていることがあります。
慣れてないと、「いくつかの選択肢」で混乱して更に理解を遠ざける場合があります。
「あれー?前に聞いたやり方と違う気が・・でも、この方法だったんだね(私が勘違いしていた!)。」みたいな感じで以前(うろ)覚えていた自身の記憶を疑ってしまうような場合です。このような場合、「実は記憶違いではなかった!」ということもあります。

お題:セルの色を変えるには?
セルの方法を変えるにも色々ある
分からない時、同じに人に質問をすれば、まず同じ答え(方法)が返ってくると思います。
一方、Excelに慣れた後、別の人への質問と回答で、「あぁ、こういう使い方もあるんだね」と操作の選択肢が増えます。こう思えるようになるまでは同じ人に聞いた方が混乱しないかもしれません。


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