データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

きれいな印刷をする

印刷は定番中の定番処理ですが、実は印刷の仕方によって相当見栄えが変わってくるのをご存知でしょうか？ ■例1:ごく普通の表


【解説】
結論から言うとポイントは罫線の強弱です。この強弱をつけることで見栄えが大きく変わってきます。
(ホームページ上ではわかりづらいですが、実際に印刷するとその差がわかります)

まずはこのごく普通の表に罫線を引きます。

■例2：罫線を(初期値状態で)普通に引く

表が短くてわかりずらいのでデータの部分をコピーして長い表にしました。 次にわかりづらいですが、印刷プレビューでみてみます。

■例3：罫線を引いて印刷プレビューで表示


まずよくあるパターンでもう少しみやすい形に変えていきます。
■例4：罫線＋見出し行を加工して印刷プレビューで表示


見出しの1行目のセルに色をつけ、太字、中央寄せにしました。
よくあるパターンはここまで多いと思いますが、ここで更に罫線の強弱をつけたいと思います。

■例5：罫線で細い線を選択、そして印刷プレビュー




実は、この細い点線上の罫線は点線で印刷されないのです。
印刷すると細い線となって表示されます。
これだけで線の太さが強調されず、セルの値がみやすくなります。
ぜひ一度お試し下さい。

■おまけ
実は更に、見やすくするには罫線の色も使います。下記は50%灰色を使っています。
Accessのデータをコピーし、Excelに貼り付けた場合など灰色の線が引かれていますが、同じイメージです。





またセルの改行が含まれた場合でプレビューを見ると


これは他のセルも改行したセルの幅(+ α)にあわせるとみやすくなります。


このような表の見た目を意識すると、表の見やすさは理解のしやすさや誤解を招きにくいなどの効果があります。