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Excelで関数だけを使って宛名印刷をする|Excel実務のノウハウのお勉強

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Excelで関数だけを使って住所リストから宛名印刷をする

Excelを使った住所録の管理はよくあるパターンだと思います。リストの管理という面ではExcelは非常に有効ですが、住所録の場合は「宛名印刷として使いたい」など少し事情が変わってくることがあります。
簡単に言うと、封筒やハガキに1件ずつ入力して印刷するのが面倒だということです。それを補うのにWordの差し込み印刷という機能がありますが、これはこれで便利ですが「覚えることが多くてちょっと難点」という方は本内容が参考になるのではないかと思います。
ここで挙げている方法では「住所リストシート」と「印刷(用)シート」の2シートで印刷が可能です。

関数だけを使った宛名印刷概要とポイント

今回の作業で使う関数はVLOOKUP関数だけです。そのため、この関数の使い方がわかっている人は実はすこぶる簡単にできてしまいます。
とはいっても、いくつか守るべきポイントもあります。その中でもっとも大きいのが住所一覧側にあります。
作業としては「住所一覧リストがあるシート」と「印刷用のシート」の2枚です。住所一覧のシートが既にあれば、印刷用のシートを作ります。
なお、下記の画像の通りである必要はありませんが、住所リストには重複しない「通し番号」あるいはこれに代わる番号列が必要です。
下記の住所リストはサンプルとして作りましたが、そのポイントが規則性です。こちらについてはデータ管理をする前に知っておくと便利なことについても確認すると良いです。
一般的な住所リスト

ただ、もし整合性がなくても印刷機能が壊れるわけでなく、「印刷はできるが、印字内容がおかしい」だけで、しかもプレビューの段階(あるいはもっと前)で気づくので規則性については確実でなくても、使っていくと意味が分かってくるものです。
規則性が意味不明ならそのまま進めても大丈夫です(ただし自己責任でお願いします)。


宛名の印刷シートを作成する

それでは印刷用のシートの作成をしたいと思います。
(ここでは上記に挙げたリストの宛名印刷を前提に進めていきます)

まずは新規のシートを作成し、このシートを実際に印刷するためのシートにします。
最初に用紙種類の種類と向きを決めておきます。
今回はA4シート3つ折りで封入できる「長形3号(封筒)」の「横向き」としますが、ハガキや縦向きの縦書きでも対応可能です。

ここでの作業は特に順序は関係ないですが、最初に住所、会社名などの位置を決めるとやりやすいように思います。
そこで、実際の印刷の位置確認として郵便番号、住所、会社名を1件分「とりあえずコピペ」で入力します。
ただし、最初の一行は必ずあけておきます。ここが今回のキモです。A1に「No」と入れます。厳密にはセルB1をを使いますが、この一行は後に説明する関数で使います。
印刷時に必要な項目を先に入力

次に印刷設定を行います。これは一行目が印刷しないようにするための設定です。2行目以降の範囲は横向きなので横長にして選択していますが(後で修正できるので)適当にしています。
印刷範囲設定で一行目が入らないようにする

そしてで印刷プレビューを開いて印刷用紙の種類を設定します。今回は「長形3号」を選びます。
印刷設定で長形3号を選択

ちなみにここで表示される「用紙種類」はプリンタ側で用意されているものです。プリンタによっては用意されてない場合もあるので、ユーザ設定などであらかじめ作って対応できる場合もあります。
設定をするとシートに印刷の範囲を示す点線が表示されます。
印刷設定で長形3号を選択

この範囲が実際に印刷される範囲となります。実際に印刷テストをしながら調整すると良いと思います。


関数を設定する

上記の設定ができたら関数を設定します。既に説明しているようにVLOOKUP関数を使います。
ここで利用するのが住所リストと印刷設定で入力した「No」です。Noとは何を指しているのかというと、住所リストのNoを指しています。
目的は「Noを指定すると、リストからそのNo(下記A列)に該当する住所、会社名が表示されるようにする」です。
一般的な住所リスト

実際に関数を入力するときには仮数値を入れて試します(この方が分かりやすいため)。印刷用シートセルB1に「1」を入れます(これでVLOOKUP関数を正しく使えていれば、リストの1件目(2行目)のデータが表示されるはずです)。
次に関数を入れます。このとき、上記説明でコピペしておいた場所(セルの文字を上書きして)に関数を入れていきます。
郵便番号にVLOOKUPを設定

関数の中身はシンプルです。
VLOOKUPの中身

基本的には他の項目(住所、会社名)にも同じ内容を使います。違うのは3個目の引数である「2」が「3」と「4」になるだけです。 VLOOKUPの中身

これで作業は終わりです。後は関数が正しく動くかを確認するために印刷用のNoを変えて見ます。
VLOOKUPの中身

上記で、Noを設定 → 印刷 → (次の)Noを設定 → 印刷 →・・・・(繰り返し)の流れになります。


この方法のメリット、デメリット

上記の方法を行うことで宛名印刷は可能です。この方法を行えばWordやAccess連携などは不要になります。
ただし、以下の点も考慮する必要が出てきますので使い分けが必要です。

■主なメリット
・Excelだけで印刷できる(Word、Accessなど他のソフトが不要)
・レイアウト(項目の追加、項目の位置、画像等)を自由に調整できる

下記は封筒の右下の余白部分に自社名を入れるようにしました。A4サイズに普通に印刷するのと同じ感覚で図形や文字を配置できます。
印刷のレイアウト自在

印刷プレビュー
印刷のレイアウトを印刷プレビューで確認

■主なデメリット
・(自動)連続印刷ができない
・住所録の規則性が必要(セル結合などがあるとVLOOKUPで正しい値を見つけられない場合あり)

この連続印刷に関しては、できあがった印刷シート(A)自体をコピーして何枚も作って、参照セルB1の部分をAシートの「=シートA!B1+1」みたいにすればできそうです(詳細は未検証)が、1枚のシートでの連続印刷については、こちらのページで説明しています。
連続して印刷する場合

ちなみに下記は縦書きのときの画像です。
縦書きの封筒印刷イメージ

セルの書式設定で縦書きにしますが、事前に住所のハイフン(全角)にしておくとがポイントです。
セルの書式設定で縦書きに設定する


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