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「えっ?」と一瞬思うExcelの使い方?(印刷関連)|Excel実務のノウハウのお勉強

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それは確かにデータとしてはOKだけど・・

普段何気なく使っているExcelファイルですが、取引先や社内でも他の人が使ったファイルを見たときに「えっ?」と思うときはないでしょうか?
ある企業の方に言わせれば「社会人にもなって・・」という厳しい意見を言われる方もいらっしゃいますが、使い方は千差万別が現状のようです。
このページでは、「印刷」や「見た目、見栄え」を中心に、弊社自身で経験したファイル内容やExcelの相談等を行っていて実際にあったExcel表を元に「もう少し考えたほうが見やすいかも!?」的な内容を紹介いたします。
(※画面は少しずつスクロールしながら見ると効果的に見ることができるかもしれません)


永遠に続く黄色

下記は一見すると、普通の表の一部です。が縮小すると、、、
普通の表と思いきや・・・


う~ん、そんなに長くはいらないかも・・
そんなに長い黄色いらいっすけど・・

ちなみに下の方で紹介しているこの表も同じです。シートの一番下まで罫線引かなくても・・ 縦線だけあらかじめ?


印刷調整すると・・

これは、、何かの売上表ですね。右側に吹き出しで注意事項が強調されて入力されています。
ただ、よく見ると印刷するには、印刷線をはみ出してギリギリ1ページに収まっていませんね。 売上表に入っている強調された注釈


なので、1ページに入るように吹き出しを短くしてみます。すると・・
売上表に入っている強調された注釈

あらら、変なところに空白が・・・なるほど、空白文字で改行(折り返し)してたのね。
空白文字で折り返しとは予想せず
ちなみに想定してたのは↓のような(最初の図形をそのまま幅だけ短くした)イメージです。
印刷時の想定イメージ


同じく印刷調整すると・・

今度は別パターンです。メールでこんな文章もらいました。「添付のExcelは印刷しやすいように調整しているのでセルの幅などは変更しないでください。」
フムフム、ということは、下記の印刷設定で余白など調整しているかな?ってみたところ、、
印刷設定の中のページ設定画面
A列で余白調整

なるほど、こちらは「A列の幅」で余白調整ですね。一部のセルを白色に塗りつぶしているのは「セルの線(グリッド)」を消すためですかね(位置的に少し不自然ですが、、)
でも、了解しました!
(注)特に正解はありませんが、通常はA列から始めた方がやりやすいと思います。これは一般的にはA列から開始する表の方が圧倒的に多く、真左にある行の数値(行番号)も同時に見ることができて把握しやすいなどあります。また上記の場合、印刷設定でヘッダー・フッターを行うと(印刷の範囲を変えないと)ずれて見にくくなる場合があります。


度がすぎたセル結合!?

A列のカテゴリに何が入っているか見たいと思いますが、、セルが結合されているようで文字が画面に入りきりません。
A列のカテゴリを見る
セルを一つ下にずらすと、結合された次のセルに飛んでしまいます。。。
A列のカテゴリを見る

で、ズーム縮小です。すると・・

ズーム40%

40%で入ってきました。でも、もはや読めません・・
結合を縮小


色々な組み合わせ!?

これは経費か何かの一覧ですね。A列の提出月ごとに線を使い分けてます。これはささやかな優しさですが、表が(長い程)劇的に見やすくなります。
なお、既にこの状態で一部ネタバレしてますが、フォントサイズがおかしいです。
フォントサイズ気になりませんか

そして、目線を下にずらすと・・
提出月が!?
あらら、「2007年8月」以降の罫線が実線になって提出月がわかりずらく、、。う~む、多分これはどこかのセルを丸ごとコピーしてますね。

恐らく「2007年7月」の下の方(14行目)をそのままコピーしましたね。それを9月まで続けてやってますね。
末尾行の「支出」の点線状態といい、提出月の区切りどころか、どうやったのかわかりません。 まるごとコピーですね



所感テーマ:印刷を意識してみる

いかがでしょうか?今回は見た目に関するものを例示しました。見た目なのでデータが変更されるなどがないので、安心と言えば安心ですが、見た目の良し悪しで間違いを未然に防ぐ効果が変わってきます。
色々な意味でハマってしまう方は、まずは印刷を意識すると良いかもしれません。上記で挙げた黄色の線や末端行まである罫線は、その状態で印刷すると数万ページになったりします。
規則性ある見た目はイレギュラーなデータがある場合に気付きやすくなります。もっとも、これだけではまだまだ弱いのですが、それでも多少なり意識することで、ミス防止向上につながることに近づけます。
(※上記で説明した画像・内容は分かりやすく説明するために変えてあります)


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