追いつけないほど速い！Excelの達人
どこの職場にも一人はいるだろうExcelの猛者。
皆さんの職場でも恐ろしいほどのスピードで作業するExcelスタッフを見かけることはないでしょうか？
「プロ級のスキルを持ったExcelの達人」
縦横無尽にシートを行き来し、気づいたら終わっている・・・そんな達人の共通点は何か？私の独断と偏見で見てみたいと思います。
達人の説明は、もはや意味不明！？
例えば、Excelの達人と一緒に業務についての説明(例えば引き継ぎ作業)を受けるとき、達人はものすごい速さでExcelを動かしながら説明します。
Excelに慣れてない人はもちろん、Excelを普通に使えるレベルの人でさえ画面説明に追いつくことができず困った状況になることがしばし見受けられます。
達人の説明では、口頭での説明内容と画面の展開が一致していないように見え、いつしか聞き手のキャパを超え、もはや「訳わからん」状態になってしまうという「達人マジック」に戦々恐々とされている方もいらっしゃるかもしれません。
Excel作業は「マウス」よりも「キーボード」操作を優先する
個人的には、「達人」と言われる人たちの理由の大半がこれに当たると思います。
Excelスキルの高い人達に見られる共通点として、Excel全般の作業でマウスに触れている時間が短いことに気づきます。
達人の両手は、キーボードに張り付いているかのごとくマウスは時々使う程度です。
と言っても「マウスを使わない」のではなく、「マウスで使う作業をキーボードで対応する」ということになります。
これは、平たく言えば、「マウスの代わりにキーボードで(マウス)作業する」ということになります。
では「キーボードを使う」とは、どういうことか。
有名ドコロな操作では、「コピー」、「切り取り」、「貼り付け」などがあります。これらの操作をリボンにあるアイコンやセル上から右クリックなどのマウス操作を経由せずキーボードだけで直接行います。
Excelは、マウスで作業する機能の多くをキーボードでも操作できるような仕組みになっています。このような作業方法を「ショートカットを使う」あるいは「ショートカットキーを使う」などと言いますが、ヘルプを見ると実にたくさんの機能をショートカットで代用できるかが分かると思います。
「なぜ達人たちはショートカットキーを使うのか？」
達人に聞くと、それは「早くて楽だから」という回答に集中します。しかも達人は「無意識」で使っています。だから達人にとってそれは「いつものやり方」となるわけです。
ちなみに達人から業務説明を受けるときにもっとも厄介なのが、神かがっているのかと思うくらいショートカットキーで操作しまくられることです。
(私の場合、こういう展開は全神経を集中させていますがそれでも追いつけない時があります)
「表」の作り方に規則性がある
達人たちが作る「表」というのは、案外使いやすくなっていることに気付かされることがしばしばあります。
もちろん絶対というわけではないですが、達人の作る表は作業がしやすい形態(フォーマット)になる傾向が高いと思います。
例えば、「特定のデータを抽出したい」といった時に簡単に抽出できるような表になっています。
オートフィルタで上手く抽出できないフォーマット
オートフィルタで上手く抽出できる達人フォーマット
あるいは「小計」なども簡単に作成できる表になっています。
更に他のシートの表との連携関係がよく、関数や数式も設定しやすいなどもあります。
作業内容次第で決まった表の形というのは変わりますが、達人は状況に応じて集計しやすい表というのを作成するのが上手であると思います。
こういった機能に派手さはなく、どちらかというと「地味に便利」に近いものがある言ったほうがいいかもしれません。
達人にこれらを聞くと「次の作業を考えた」、「いつもの習慣」など回答がありましたが、突き詰めて言えば、「達人自身が取り扱いやすい形にする」ことが結果的に誰でも使いやすい表になっているということだと思います。
またこれは、完全なる推測ですが上記の「キーボード優先」作業にも関連しているように思います。
ショートカットを使った操作では、規則性がある表の方が勝手が良いという側面があります。そのため表の在り方自体もそのような方向で考えられたのかもしれません。
Excelの特徴、クセを知っている
達人の多くは、Excelの持つ特徴やクセを知っていることも挙げられると思います。
「Excelがシート上の表の大きさ(範囲)をどのように認識しているか」、「コピーしやすいように関数の数式で絶対参照を使う」などメインとなる作業をしやすい形に導けるように、前段作業での作りこみの完成度が高いのだと思います。
また、入力のたびに設定値を変える作業などは、「変更自体を意識しなくてもよい」ように作りこむ傾向もあると思います。
例えば、ある表のデータが見やすいように色づけしていますが、これは単なる色付けでなく、条件に応じて「色が自動的に変わる(条件付き書式の設定)」ようになっていたりします。つまり「セルの値が変わると自動的にセルの色も変わる(手動で色を切り替えるが必要がない)」、と言った次第です。
このような使い方を「汎用的」などという場合もありますが、細かい部分でも効率化、省力化が図られている点も達人の見逃せない点かもしれません。
Excelの達人を(無理矢理)まとめると
とはいえ、作業内容によっては達人の定義も変わる場合も当然あります。
ただ、今回の例で見ていくと、Excelの達人とは以下のように定義できるかもしれません。
1．キーボード優先で作業する(早くできる作業方法を知っている)
2．Excelの表(データ)を使いやすい形に作り込める
3．Excelの特徴を知っている
そして何よりも、それらを実務、実践で使えているということになります。
ただ繰り返しますが、マウスをメインで使う達人もいるかとも思いますし、「達人とは何たるか」を一概には言い切れません。
Excelは、作業者次第で同じ作業の形を全く別物に変えるほどの柔軟性があります。
達人たちは、このような中でも常に最短の方法を見て作業できるのだと思います。