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(番外編)データ管理をする前に知っておくと便利なことについて|Excel実務のノウハウのお勉強

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データを管理するのに知っておくと便利、知らないと大変なこととは

Excelでのデータ管理については別途記事で説明していますが、その中で知っておくと役に立つ内容や、逆に知らないと(後で気づくと)面倒なこと(やり直し、根本的見直し)になるだろう点をめとめました。
番外ということで、管理全体というよりも細かい点であったり、Excelに限った話ではなかったり、あるいは一部は以前に説明した内容もありますが、管理的側面から改めて説明しています。

「合計」を表の下に持ってくると面倒な時

通常のデータ管理では新しいデータは「表の下に追加」されていきます。そのため、関数、数式の結果などを表の一番下に追加していると、数式で設定しているセルのアドレスが変わったりして、再度手直しをする必要がでてきます。
合計を表の下に追加

合計の式が更新されない

基本的には「合計自体をここには含めない」のがデータ管理的には望ましい(→意味合いが違うデータが入るので規則性が取れなくなる)ですが、作業上必要ならば下記の方法を取ると回避できます。
合計の式を上部に移動することで追加データに影響を与えない


表示形式を意識する(数式バーを活用する)

Excelは実際に入力した値を見た目上、わかりやすい形式に変えてくれる機能があります。それはセルの書式設定です。
これはこれでよいのですが、データ管理においては、データをどのように加工するかによって見た目ではなく、実際に入力された値が大事になることも多いため、気づいてないと後の作業で手直しが発生したりします。
実際にあった事例ですが、このような点に日付が挙げられます。
セルに何も設定せずに「1/1」、「1-1」と入力すると「1月1日」と表示され、年(西暦、和暦)が省略されます。
(Excelの仕様を知っていると分かりやすいですが、実際にあった問題では、入力者が「月日」だけで昨年のデータのつもりで入力していましたが、実際には(作業者は)今年入力したので、省略されている年も今年扱いになっていました)
このため、期間を指定した集計時などで年まで意識しておかないといけないことがあります。
セルに日付を入力するところ

セルに日付を入力して表示

数式バーで実際の値を確認する

数式バーを活用する

他にも関数や数式が入力されているセルにはその結果が表示されているため、一見しただけでは分かりません。もし表形式のデータならば、項目名などで判断することは可能ですが、確実なのは「数式バー」を見ることです。
こうすることでセルにどんな値が入力されているのか分かるため、管理の助けになります。


画像管理は不向きかも!?

単刀直入に言うと、画像管理は、Excelではなく他のソフトに任せた方がよいかもしれません。というのもExcelは画像を管理できる機能に乏しいからです。
マクロなどを使うことである程度は管理を強化できる部分はありますが、強いてExcelで管理するならば次のような形がいいかもしれません。
画像を管理する表

厳密には「画像のファイル名」を管理するということです。どこどこのフォルダに○○というファイルがある、のような使い方になります。ただしこの場合、「Excelで管理しているファイル名」と「実際の画像」はリンクされていません(同期が取れない)。
この結果、もし「実際の画像」を削除してもExcel上で管理しているファイル名はそのままです。そのためExcel側で一元管理ができず、画像ファイルを移動、ファイル名変更、削除、追加などを行ったらExcel側もそれに合わせて変更する必要が出てきてしまいます(その逆も同様です)。

画像を削除

削除した画像が表に反映されない

ちなみに下記の方法でExcelシートに画像を表示できますが、この画像を使いたいときに今度は取り出すのが面倒になったりしますし、画像枚数によっては、動作が重たくなります。
シートに直接画像を挿入

それでも画像を管理する場合は(通常CSVファイル→Excelで開く等で多いのですが)、上記説明のように「Excelで管理しているファイル名」と「実際の画像」がリンクされてないということを意識して管理しておく必要があります。


通し番号は過去を含めて重複禁止

※ここで説明する「通し番号」とは単に件数を数えるためだけでない意味を含めています。

データを管理するとき、一般的にデータに通し番号を振ることがあると思いますし、無い場合はデータの中に「商品コード」や「社員ID」などがあることが多いと思います。
通常、多くのデータの中から「あるデータ」を指すときに、それがどのデータのことを言っているのかを相手(人だけでなくExcelにも)に分からせるように「目印」を用意します。
リアルな世界でいうと職場に「鈴木さん」が2人いるときに、ある職場では「男性の鈴木さん」、「女性の鈴木さん」といったような言い方をします。もし同性ならば下の名前や愛称などで呼んだりして、どの鈴木さんを指しているのかを必ずはっきりさせますね。
これをデータ的にみると「唯一(ユニーク)な値、ID(個別番号)」、簡単に言うと「通し番号」です。
これが無い場合、「表の真ん中くらいにあるAAA株式会社の中の1行下のデータだけど・・・」とか「表の一番下から3つ上のデータにある・・・」となりミスや漏れの可能性がでたり、関数などを使う際にも困ることが出てきます。

IDを振っている表

まれに下記のように関数を使って通し番号を作成しているファイルを見かけますが、この場合は単純に「連続した番号を振る」ならば問題ないですが、この方法だと、行全体を削除するだけでなく、データを上下行を入れ替えても番号は変わらないので、上記の見方で言えば好ましくありません。
IDに数式を入れている表

一部データ行を削除

削除がデータのIDが変わっている

同様に過去に使用したことのある番号は、「これから100%絶対に表に出ることはない」ならば使い回ししても問題ないですが、「今はないけどもしかしたら、将来使うことがあるかも」ならば、使い回しせずその番号は残し、新規で番号を発行した方が無難です。


ファイルの名づけは面倒でも規則正しく

これはExcel以外にも当てはまりますが、大事なファイルを使ってて「万が一」に備えてファイルをコピーしたり、別名で保存したりする場合があると思います。
こんなとき、下記のようなファイル達を見かけることがあります。
ファイル名ルールがめちゃくちゃ

これでは後で見たときに混乱してしまう要因になるため、ファイル名にはルールを持たせておくと管理が容易になります。
分かりやすい例がファイル名に「日付を含ませる」です。
こうすることで「いつのファイル」かがわかるようになります。

ファイル名に日付を追加する

桁数を合わせておくと並び替えした時に見やすいのもポイントです。

またファイル名に「最新」を入れる場合も見ますが、もしこの最新というファイルの内容を変更した場合、「最新1」にするのか、あるいはそのまま「上書き」するのかで、以降少し考え方を変える必要が出てきます。

前者(最新1)にする場合:「番号なし」も存在するため、数が増えてきたときに「番号なし」を最新と見てしまう場合がある
後者(上書き)にする場合:例えばメールの添付でこのデータを探すときに、「いつの最新」か判断がつかなくなる

等が考えられます。特に定期的に使い、ファイルが分割されて使われていく場合などは、意識して名前(ルール)付けをするとよいです。

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