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Excelのミスはいろいろ、そのミスの中身は何?|Excel実務のノウハウのお勉強

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誰でもやってしまうExcelミスとは

Excelに限った話ではありませんが、初心者から上級者まで関係なく、人間がやっている以上は、ミスは必ず起きます。
特にExcelの初心者の方にとっては、たとえ軽微なミスであっても唐突に訪れるがためにか、その敷居を高く感じてしまいがちです。
そして、そんなExcel初心者の方からのよくある質問で、「入力ミスを防ぎたい」ということを聞きます。
しかしながら、よくよく話を聞いてみると、その人の言う「入力ミス」にどうもピンとこないのです。なるほど、その人はミスのことをまとめて「入力ミス」と言っていることに気づきました。
実は、ミスには入力ミス以外にも色々なミスがあることをご存知でしょうか。今回はその点について見てみたいと思います。
ミスはしたくないですね


Excelのミスは「入力ミスだけではない」ことを知っておく

Excelでのミスの話を聞いていると、色々あるミスそれぞれを一口に「入力ミス」と思われる方もいらっしゃるようです。
しかし、ミスの内容をよく見ると、入力ミスとは言えない、いえ、むしろ全然意味が異なるミスの内容であったこともありました。
ここは、かなり大事な点になります。というのもミスを防止するために使えるExcel機能は一つではないからです。
つまり、ミスの種類により、「どのように対策を練るか、どのようなExcel機能を使うかが変わってくる」ということになります。
(これらのミスの対策方法などのいくつかは、改めて別途ページで説明する予定です)

そういった点をきちんと分けて考えないと、いつまでたってもミスを防げない、という結果になってしまうことには注意する必要があります。


Excelで発生する「ミスの種類」とは

では、Excelで発生するミスには一体どんなミスがあるのでしょうか。比較的見かけるミスでいくつか例を挙げてみたいと思います。
なお、ここで挙げているミスの種類には、厳密な定義はありません。またミスと言っても概念的なものもあります。つまり、ここで挙げている内容は独断と偏見で分類しています。
その意味では、本来もつ意味と異なっている見方もあるかもしれませんので注意してください。


タイプミス

恐らく、一般的に「入力ミス」というのは、この種類に該当するのではないかと思います。
例えば、
正:「彼は言いました。」
誤:「彼は言いた。」

このように文字通り、入力を間違えているミスです。
あるいは、「渡邉」と入力すべきところを「渡辺」、「渡邊」だったりするミス。これはいわゆる変換ミスですね。
漢字の変換ミス

このように主に文字の入力に関するミスがタイプミスです。
(私自身も反省することしかりですが。。)


関数や数式の設定ミス

これもある意味、関数や数式を「セルに入力する」という意味では文字入力とも言えますが、、ミス防止を意識する点から見ると異なることもあるため敢えて分けて考えます。

例えば、入力すべき関数を間違えるなどがあります。
AVERAGE関数を使うところにSUM関数を使ってミスする

あるいは以下のように範囲を間違えてしまうミスです。
SUM関数の範囲指定を間違える


コピペミス

ご存知の通り、コピペとはコピー&ペースト(貼付け)のことですが、この操作は2段階に分かれます。
1.セルを選択してコピーする
2.セルを選択して貼り付ける

上記2点がコピペの基本的な流れです。表全体を選択したと思っていたところ、そこからかなり離れた下(あるいは右)側に別の表もあってコピーし忘れた(気づかなかった)なども起こりがちです(下の画像は少し極端ですが・・)。
シートのすごい下にある表をコピーし忘れる

あるいは、逆に貼り付け先のセルを間違えるというのもよく起こります。

しかし、それ以上にこの操作で厄介なミスは、この2つの操作自体は間違って無くても、結果として間違っていたというパターンも起こり得るからです。
例えば、関数が入っているセルをコピーしたときの参照がずれているなどあります。この手のミスは、事前の知識も必要となることや、セルに貼り付けた結果をよく見ないと分からないのが気持ち悪いところです。
コピーの操作は間違っていないが結果がおかしいケース

コピペミスだけに限った話ではありませんが、他の人が作った表などを自分が使う時は、(自分にとっての)予想外、知らない仕掛けが紛れ込んでいる部分もあり、より慎重に扱わないと思わぬところでミスが出てしまうものです。例えば、インターネットからExcelテンプレートファイルのダウンロードができますが、こういうファイルも十分気をつけるのは言うまでもありませんね。


Excelに直結しないミス

ミスによっては、ある意味ではExcelでは防ぎようのないミスもあります。
例えば、アンケートの解答用紙からの入力で、アンケート結果そのものが間違えていて、Excelの表へそのまま転記した場合や、30枚ある用紙のうち1枚だけ「入力し忘れてしまった」などです。
Excelでは間違いを防げないミス


後になって気づく(今は気づかない)ミス

実は、作業時点では気がつかない(気づきにくい)ミスというのもあります。そんなミスあるの?と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが実はあるんですね。

例えば、以下のような表の集計(右側)がそうです。右側のI、J列には、関数が入っており、「今は」問題なく動いています。
この時点では問題ない表

しかし、次の場合はどうなるでしょうか?
データを追加した時点で発生するミス

ここ(6行目)に入力しても、先程の右側の表(I、J列)には反映されません(関数の参照範囲が足りてない)。
このように、「その時は問題ない」場合でも、後になって問題(ミス)となって発覚するということがあります。

あるいは、「関数で日付を入れている」場合も後になってミスに気づくことがあります。
契約書や請求書などには、日付の記載は通常必須です。「TODAY関数」を設定すると、セルに日付が自動的に表示されます。
TODAY関数でミスが起きる例

TODAY関数は、常に今日の日付を表示します。
そのため、TODAY関数は、「その時点の日付の記録を保持」しておきたい書類関係のファイルには向いていません。
(TODAY関数のこの点については、弊社代表の書籍の中でも触れています)


大事な点は、ミスの内容によって「対策が変わる」ということ

いかがでしょうか。これまで経験的なことからよく見かけるミスをいつくか挙げてみました。このように見ると入力ミスにも色々なミスの種類があることが分かって頂けたかと思います。
今回は大げさにして表現したミスもありますが、実際には、表の大きさが画面に入りきらない部分で発生しているからこそ気づかないミスも頻繁にあります。

穴の空いたバットを何千、何万回と振ったところでボールには絶対当たりませんよね。Excelのミスもこれと同じように大体の感覚で対応しても上手くいきません。どこに原因があるのか、そしてその原因に対して何をすればよいのかということを意識しておくことで、効率的に対処できます。

ミスをしたとき、その結果からどのような対策を取ることが望ましいのか、これが大事になります。
みなさんのミスはどれに分類されるでしょうか。

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