アンケート集計を任されたときに何をすれば良いのか
これまで、弊社ではアンケートの集計時に気を付けるべき点としていくつかの事例を紹介(関連ページ下記にあります)してきました。
それらアンケート集計関連の事例ページでも説明しましたが、アンケート集計は気を付ける点がいくつもあります。集計するデータが多いと、Excelシートのフォーマット構成の問題はもちろん、Excelデータ上の何らかの不自然さにさえ気づくことが遅くなりがち(後の祭り状態)です。
これまでのアンケート集計のページでは個々の問題などに焦点を当てていましたが、本ページではもう少し全体的なところを考えてみたいと思います。
(なお、本ページの内容はその一角です。実際には色々な視点からの気を付けるべき点があります)
アンケートの「入力」と「集計」の関連性
言うまでもなく、集計をするためには「結果がすでに入力」されていることが前提です。しかしアンケートの場合は「集計できない」と「集計結果がおかしい」という場合は、それらの原因が根本的に異なる場合があることを意識した方が良いです。なお、この複合パターンでハマった場合は、解決にそれなりの技術力も要してくると思われます。
特に「集計できない」場合は、入力済みであってもそもそもその入力のされ方に問題があることも考えられます。
「このアンケートさぁ、ちょっと集計してくれるかな？」と上司から言われた時・・
突然言われて「はい、分かりました(断れないの知ってるくせに！)」と言っても、当然ながらアンケートの集計はまずは内容をよく確認する必要がありますね。
「アンケート集計」という場合、データ(アンケート結果)が既にセルに打ち込んである、という状況は少なく、アンケートの結果自体をセルに打ち込むことから始まることが多いように思いますがいかがでしょうか？
本記事はそういう状況を想定していますが、その場合、そもそも何(何のソフト)で入力、集計するのか(感覚的にはこのようなパターンの場合はExcelが多いと思いますが)、何項目あるのか、項目の種類は何か、あるいは集計して何を求めるのかなどを事前に確認したいところです。
※ちなみにアンケート結果がデータとして「既にExcelに入力されている」場合は、その入力のされ方(データ構成)で集計の難易度(時間)が大きく変わります。そのため、引き受ける際にデータ構成を良く確認しておかないと(あらかじめ上司に「データの構成がおかしいから時間がかかる」等伝えておかないと)、ハマる危険性があるので要注意です。(その理由は下記で・・)
アンケートの集計は入り口で間違えると尾を引きます
集計前にアンケート結果の一部を見て、見た感じでは「大丈夫そう」と思っていても、結構手こずる場合があります。
アンケートに限った話ではありませんが、100件程度の集計なら、仮に間違いがあったとしても力技で何とかできます。しかし、その数が500件、1000件などとなってくると話が変わってきます。
「量は質を変える」という言葉がありますが、集計と言えど数が増えてくると、その「結果を入力する」作業自体でのチェックすべき項目が必然的に増えてきます。
例えば、複数の人数(スタッフ)でアンケート結果の入力を手分けして行う場合などExcelでは、「ブックの共有」機能がありますが、弊社経験上、案外もろかったりします。
複数人で手分けをしてそれぞれのブック(ファイル)に結果を入力する場合、複数のファイルを1つにまとめる作業が必ず必要になります。
事前に入力ルールを統一しておかないと、1つにまとめる(コピペ)段階でデータとしての不整合が生じます(この時に、「貼り付け先の形式が違う」等のメッセージが表示されれば不幸中の幸い状態です)。
あるいは1画面に入りきらず、何度もホイールを下に回すくらいデータ量が多いと、間違いがあったとしても気づきにくいことこの上ありません。従いまして、かなり慎重にならないと、「例えば1ステップだけ作業を戻してセル結合を解除しよう」と思ってもついつい混乱しがちになります。そして「もー、どこでどうなったか分かんない！」と、振り出し(最初から)に戻るパターンも少なくないです。
「困る前」に身近な経験者の話を聞く
アンケート集計(結果をセルに入力する)前に、既にアンケート集計を行ったことがある経験者がいれば、話を聞いてみることをお勧めします。
そしてその方が、本ページで話したことを認識しているかどうかを意識して聞いてみてください。
このような認識ができている方なら、きっと参考になるようなアドバイスが期待できそうです。
ただ、一般的にはアンケートを頻繁に行う業者や企業でないととらえにくい点もあるので注意です。従い「よく分からなかったけど、何とかできたよ」等は、弊社の経験的に黄信号点灯です。
ご自身の周りに誰も経験者がいない場合などは、弊社のような専門業者に質問するのも一つの方法です(ちなみに弊社では無料相談行っております)が、専門業者のスキルにより「そのまんま(深く見てない)」の回答の場合もあるので注意が必要です。
入力結果と集計はシートを分ける
そしてアンケート結果を入力できる段階になったら、集計とはシートを分けましょう。つまり集計用のシートを用意します。こうすることでデータの規則性が確保できて管理と集計自体も容易になります。
なお、アンケート結果にシングルアンサーやマルチアンサーで選択項目が多数あると、それを項目ごとにセル(列)に埋めていくととんでもない列数になることがあります。
この場合、Excelのバージョン2003以前では対応できなくなる可能性あり、その場合はシートが複数になったりしますので、その辺りも含め入力を開始する前に一度項目合わせなどの確認をしてから作業を進めるといいと思います。
また集計時にはSUMIFやCOUNTIF系の関数を使って集計するのか、あるいはピボット、グラフを使うのかも確認し、ダミー(適当に入力した)データでテストしておくと感覚的にわかりやすくなります。
このように考えると、一言で「アンケートの集計をする」と言っても、(Excelに限らず)ソフトの仕様を把握していることが前提であったり、深読み的な部分が必要だったりすることが分かると思います。
ちなみに余談ですが、これで万事うまく集計値が出せても、上司から褒められるかどうかは、上司自身がここで書いたようなことを認識した上で依頼しているかにかかわってきそうです(そうでなければ、「できて当たり前」と判断されるのでは・・)。
さて、あなたの上司はどうでしょうか？(笑)
繰り返しますが、アンケート集計のポイントは「アンケートの集計は入り口で間違えると尾を引く」です。