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「気づかせる」仕掛けでExcel作業を滞りなく行う|あべっきぃの超Excel

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「作業者は一人じゃない」という事実を考えなければならない

一般的に、作業(業務・仕事)というのは、自分の分担範囲はあっても、それで作業そのものが完結することはなく、ベルトコンベアーのごとく作業自体が流れていることがほとんであると思います。
仮に自分ひとりで完結する作業でもこの考えは大事だと思います。
今回はこの点について説明したいと思います。
作業は流れ作業が普通

「小さな親切」がアダにならないように

自分自身が「全体作業の中の一人」であるとき、担当者それぞれが「100%の力で作業ができる」ことを考えなければなりませんね。
「1 + 1 = 3」は理想ですが、最低でも「2以下」はNGですよね。
ここの「気づかせる」は、そうならないための仕掛けを指しています。

もしも10人で行う作業で、1人が1.1倍の力を発揮できれば、10人で11人分の力を発揮できます。
人数が多ければ、少しの力でも大きな力に変わります。
Excel作業でも、ちょっとしたやり方を変えることでこのような考えに当てはめることもできると思います。

「お、便利な機能を見つけた。これは使えるぞ!」

自分が使えると思って何かを変えてしまうと、別の作業者にとってどのように見えるのか「わかりにくいケース」が良くあるんですよね、、Excelでは・・。

「気づかせる」
これを言い換えるならば、他者にとって「小さな親切、余計なお世話にならない」ですね。
「言わずとも見ればわかるでしょ!」というのは、個人的にはよほど慣れた方々にしか通じないように思います。

作業の分担でも他との連携を考えなければならない

気づかせるポイントは「違和感」

ファイルに便利と思える何らかの仕掛けを入れたとき、気づかせる、気づいてもらうポイントとしては、Excelの表なりシートを見たときに「違和感」があるような形にしておくとよいと思います。

「ん?なんか違う!?・・」

このような形にしておくと、変化に気づいてもらいやすいと思います。
とはいえ、例えばコメントを入れまくったり、図形で説明を入れまくると違和感というより見にくくなりそう(嫌悪感)です。
入れすぎると見てくれない場所も出てきそうですし、バランスが必要だと思います。

ただ、見にくくても、そのほうが何も無いよりマシだと思います。

例えば、規則性のない不連続のセルで数式の入っているセルに色をつける。
知らない人が見たとき、違和感アリアリだと思います。
数式のセルに色を付ける

気づかせるのは「未来の自分」も含める

冒頭で「一人完結の作業でも気づかせる仕組みは大事」と言いました。
なぜなら、自分自身の作業も忘れることがあるからですね(特に私はです、、)。

半年に一回、月に一回、いや一週間に一回でも特別な条件下でしか使わないようなExcelファイルの場合、すぐに思い出せないどころか忘れているケースもありえます。

そういう意味でも、自分自身に気づかせる仕掛けは有効だと思います。

気づかせる利点

業務には変化がつきものです。しかも時にはものすごい速さで変化します。

何かを「追加したこと、変えたこと、削除したこと」・・これらは作業する人全員に共有されていないと非常に厄介であることは想像に難くないと思います。
これが利点です。
道が曲がらないように作業を行い続けさせることです。

「いやいや相当簡素化してやっているよ」

本来は混乱するような作業が簡素化されているならば、そういう気づかせることも対応出来ているかも知れませんね。

しかし、気づかれないでいると・・
事後で気づく、いわゆる「後戻り作業」ですね。
気づけなかった側の担当からすると「予想外」になるでしょうし、「そもそも何で教えてくれないの?」となるでしょう。

それが、単なるその場の修正で済むのか、あるいは多くの関係者を巻き込むのか・・・それは作業内容次第ですが・・。考えただけでも怖いですね、、


他の作業者と連携しているようで、実は外れてしまっている。こんな光景を見ることは少なくないです。
全体で少しでも意識できると、作業の流れや精度、速さも変わってくると思います。


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