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Excel方眼紙について|Excel実務のノウハウのお勉強

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Excel方眼紙は嫌われている!?

Excelには色々な使い方があることは、これまで何度もお話していますが、「表計算」と対極とも言えるのが「Excel方眼紙」だと思います。
アンケート、ドキュメントなどでExcelのシートを方眼紙と見立てて書き込むこの使い方は、使い勝手抜群で便利です。

しかし、いつからか分かりませんが、Excel方眼紙には賛否両論がありますね。下記の画像のようにネットの検索でもあまり良い検索はされてないように見えます。。。

一体なぜでしょうか?

「Excel方眼紙」で検索すると辛辣な検索後が並ぶ


Excel方眼紙とは

Excel方眼紙は、私の周りでは、特にITのエンジニアの方々にすこぶる不評です。
私は、Excel方眼紙としてのExcelも比較的よく使います。ただ、どちらかというと、ある条件下では、できれば使いたくない派です。
(もっともExcel方眼紙であることがお客様のご要望ならば、普通にお引き受けして行いますが、、)

Excel方眼紙には、恐らく厳密な定義はないと思います(あったらすみません、、)。
そこでというか、このページでは勝手に以下の2点を「Excel方眼紙扱い」としたいと思います。


1.図形メインのシート

例えば以下のようなシートです。
シートに図形を入れてマニュアル化
内容としては「データの集まり」という意味はなく、説明書のイメージです。


2.印刷メインの表(表だが表計算の概念が無視されたような形になっている表)

例えば以下のようなシートです。
セルが結合されまくるシートのケース
一般的な「入力フォーム」というようなシートの表です。
いろいろな場所でセルが横結合、あるいは縦結合されていますが、こういう表の場合、恐らく印刷をメインにして作られたのかと思います。
(そうでなければ、「これほどデータの抽出に苦労する表はないのだよ!!」という風に思えるからなんですね、、)

※ちなみにアンケート用紙系は、用途次第(PC上で入力、印刷して手書き)で上記1、2のどちらにも当てはまる(つまりExcel方眼紙と言える)と思います。


Excelの利便性は「表計算にあり」という人たち

私自身、そして不満を言うエンジニアの方の話をまとめると、Excelは表計算ソフトと言われる通り、計算が得意です。
これはつまり、表にある「データ」を対象としています。
そしてその計算は、「規則正しく配置された表の形が大前提」です。関数、ピボットテーブル、グラフやオートフィルタなどを行うためには表の規則性の有無が使い勝手を分けます。
また表に規則性があれば、その表の再利用も比較的容易です。

先程示した「2.印刷メインの表」のように、もしもそこにデータが埋まっていて、そこにあるデータを他の用途で使い回したいとき・・使い勝手が落ちるというか、普通の表の感覚でやろうとするとうまくできない部分があり、作業の妨げになることがあるんですね。
この辺がExcel方眼紙を好まない理由になると思います。


嫌われないExcel方眼紙もある

そもそもExcel方眼紙を一方的に毛嫌いする方はダメかもしれませんが、嫌われないExcel方眼紙もあります。
それは、冒頭で話した「図形メインのシート」です。これは、シート上で「絵で始まり、そして絵で完結している」ような場合です。
少なくとも私の場合はこのケースならば全然問題ないです。

例えば、Excel方眼紙で作られたマニュアルなどの場合、それは「マニュアルとして見る」ということに特化すれば、そもそも「読み専用」という意識で使うことができます。
データの加工の概念がなければピボットもフィルタも不要ですからね。。
ただ、マニュアルとして見る場合でも、「マニュアルとしての使い勝手」、「運用管理がしやすいか」など別の観点から考慮すべき点はありますが。。


「割り切らせるに至る」レベルでExcel方眼紙を作る

Excelでは様々な使い方ができるからこそ、表計算もあれば、方眼紙もあるわけですが、用途によって使い分けすることが大事だと思います。

ただ、単純に使い分けるのではなく、Excel方眼紙に舵を切るならば、ポイントもあると思います。
この項の見出しにもある「割り切らせるに至る」です。

作業をしていてエラーになったり、ボタンがクリックできなかったりすることは嫌です。嫌ですが、「まだマシ」だと思うんです。なぜなら、「今Excelがまずい状況にあっている」ことに気づけているからです。
最も怖いのは、「できた」と思っていることができていない・・これに気づけてないことだと思います。

Excel方眼紙は形が特殊になりがちなため、無理やり関数・数式、オートフィルタなどでデータを取り出したとき(本当は間違ったデータが抽出されたにも関わらず)エラーにはならずに、「抽出できた」と勘違いするケースがあります。

例.「1つの表」に思えてしまう表だが実際は表が分断されているケース
表が切れていてオートフィルタが実質使えない
統計局ホームページよりダウンロード(https://www.stat.go.jp/data/service/2004/kakuhou/index.html)

そしてそのまま作業を続けてしまう・・

「何かおかしい」ことに気づくことがあとになるほど後戻りがより大きく発生します。
最も恐怖なのが、客先に提出した後に指摘されるなどあれば・・相当キツい状況になると思います。
したがって、そもそも「この(方眼紙の)表から関数・数式、オートフィルタは絶対ムリだわ・・」と思わせるレベルにしたExcel方眼紙にすることが無難に思います。
とりわけ自分が作った(Excel方眼紙の)表ならばいざしらず、別のスタッフが作った表の場合、(そのスタッフが作るときに)気づかせる仕組みを考えて作ることは必須に思います。


「Excelは何でもできる」・・これがExcelの一つのウリでもあると思います。ファイルのあり方について議論するほどの話になるのはある意味必然かもしれません。
それはExcelがこれほどまでに普及しているといえる理由かもしれませんね。

んー、やっぱりExcelはすごい!(笑)

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