何が何だか分からないExcel
Excelの作業で大きな失敗してしまった、Excelの手順が覚えきれない、表が思ったような形にならない、など過去に難関に突き当たってしまい、Excelに対するアレルギーを持つ方、実は少なくないのでは、、、と思います。
この多くの原因の中心にいるのは、「表」です。
今回は、このようなExcelに苦手意識を持っていらっしゃる方、あるいはExcelについてまだ良くわかってない初心者の方に向けて、Excelへの嫌悪感、拒絶感をできるだけ低くすることを目的に通常とは少し違う見方で説明したいと思います。
Excelは「何でもできてしまう」ソフトである
Excelは自由度が非常に高いソフトで、やりたいと思ったことがかなり実現できます。
これは、業務において様々なメリットを提供しますが、一方ではそれを知らない利用者をより混乱させる要因にもなります。
個人の主観は様々です。見方が変われば、同じ機能を見たときの印象もガラリと変わります。
■Excel好きの人：「えっ？セルにこんなんできるの！？すごぉ！」
■Excel嫌いの人：「ん？何このセル？意味不明・・・ってか、もう無理っ！」
ここで押さえて頂きたいのは、「Excelは何でもできる」というよりも、Excelは「何でもできてしまう」という意識です。
では、「何でもできてしまうExcel」とは、一体どういうことでしょうか。
1つの表でも色々な作り方がある
例えば、以下の3つの表を見てください。
どれもほとんど同じに見えます。そうです、見る分には・・
しかし、よくよく表を見ていくと以下のように、表の作り方は三者三様です。
※表1は一般的な作り方、表2は数式を使った作り方、表3は図形を使った作り方
表は「見るだけ」か、それとも「加工する」のか
上記の3つの表はかなり極端ですが、これ、「だから何？単に表の作り方が違うだけじゃん」と思われる方は、どうぞ次の目線で考えてみてください。
「この表を加工するときにどうするか」
作った表を加工するのは、Excelの定番作業です。
結論からいうと、それぞれの表の形は同じですが、何をどうするかによって表の加工の方法は完全に変わります。
例えば、先頭に行を挿入するとき、表1と表2は同じ方法で対処できますが、表3ではできません。
例えば、並び替えをするとき、この3つの表では、すべてやり方が異なってきます。
繰り返しますが、見た目は同じ表です。ただし、その作り方は色々あります。そしてその表の作り方に合わせた加工方法が必要になります。
本ページでは、これを「Excelは何でもできてしまう」とお伝えしているわけです。
同じように見えても、
「やり方が違う」から慣れてないExcel作業者を「混乱」させる。
こういうことがExcelでは頻繁に発生します。
「Excelトリック」を見抜けないとミスる
「自分以外の誰か」が作ったファイルには、一見すると普通に見えても、実は色々な機能が施されている場合もあります。
知っていれば対応できる機能も、それを知らなければ手品師顔負け？の奇想天外の結果を招いてしまいます。これはタネが隠されたトリックと同じです。
つまりそのトリックが見抜けなければ、「あなたはExcelに騙される」ということになってしまいます。
表に施されたExcelのトリックを見抜けないと、ミスります。あるいはその可能性が高くなります。
「本邦初公開！Excel最強トリック！イリュージョンへようこそ」は、仕事で使うExcel業務でありえないわけです。
たった1個のミスでさえ、その人の信用や信頼にもリアルに影響を与えます。これはExcelに慣れてない方には相当やっかいな話だと思います。
(対策として)では、どうすればよいのか
このように「Excelが何でもできてしまう」こと。同じような内容に見えても、実は全く違う作りになっているというのは、Excelにおいては案外日常茶飯事の出来事です。
しかも、Excel初心者にとっては悲しいことに、ここで挙げているのは、「Excelアレルギー」の温床となる原因の全てではありません。
この「何でもできる」が故に対処も「表それぞれ」に考える必要があるからです。
「良かれ」と思って作ったある人の表が、実は表の解釈を難しくしていることがあるというのは、何とも皮肉な話ですね。
ただ、一般的に見れば、そういう点の共通事項について、それはかなり抽象的でもありますが、いくつかの対策方法を紹介します。
「この表の作り方は自分の作り方とは違うかもしれない」と常に意識しておく
上記で挙げたように、Excelは何でもできてしまいます。
「私ならこうして作るから、この表もそのように作ってあるはずだ」という前提が通じないことがしばしば発生します。
そのため、第三者が作った表に対しては「そもそも作り方が違うかもしれない」という前提で見ていく必要があります。
同じ人が作った表ならば、その人の特徴がある(はず)
複数ブックに複数の表があり、仮にそれらを「同じ人が作成」したならば、どの表にも同じ傾向があることが多いです。
従い、1つの表で何らかの特徴(トリック)があれば、他の表にも同じような仕掛けが含まれている可能性を疑います。
こまめに自分の作業内容を確認する
一般的に「問題(ミス)」というのは、当事者たちが予測できないところから発生します。予測できれば事前に対処できるため問題となりません。そこを逆手に考えれば、みなさんが普段何気なくやっている作業・・・そこに後に問題となるような仕掛けが使われている可能性があります。
とりわけ、Excelに詳しくない人から見て、予測できないだろう機能は豊富にあります。
以前紹介したページの内容(クイズ！Excel問題集)も参考にしてください。
非常に労力のかかる部分ですが、予測外のところから問題が発生するため、辛抱強く確認していくことが大事です。
「Excel表」に触れる回数がミスを左右する
繰り返しますが、ここで上げた内容は対策の全てではありません。
「Excelは何でもできてしまう」
表の作りによって、どんな仕掛けやトリックがあるかは、個別に変わってきます。そのため「どんな表にも効く」といった方法がないのが実情です。だからこそ一つ一つを注視しなくてはならないのです。
しかし、このような地道なことを繰り返していくことで、「慣れる」ことができてきます。このような慣れは数多くのタイプの表に出会えないと獲得するのが難しいのも事実ですが、一つ一つ積み重ねていけば必ず慣れに近づけます。
Excelに対するアレルギーを持っている方や初心者の方の参考になれば幸いです。