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「あったらいいな(または絶対欲しい)」と思うExcelの機能について|あべっきぃの超Excel

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- 目次 -


これっ絶対欲しい機能ねん!と思う機能

Excelはバージョンが上がるに連れ、ますます便利になってきています。
今まではできなかったことも、バージョンアップで解消されることも多々あります。

しかし、みなさんの中でも、それでもまだ「何か足りない」と感じるときはありませんか?

〇〇ができたらなぁ・・
私はありますし、きっとみなさんの中にもいらっしゃるのではないかと思います。

ここであーだ、こーだ言っても始まる話でないことは承知しつつ、Excelを開発している開発者の方々に見て頂けるかもしれないというわずかな期待を込めて述べていきたいと思います。


欲しい機能の一覧

個人的な想いではありますが、他業種のお客様とお付き合いさせていただくことで、多数のExcelファイル、多数のExcel機能に触れているのではと思います。
当ページで挙げている欲しい機能は、私自身がそのような業務でExcelを使って感じた機能一覧です。

なお、以下に挙げる機能は執筆時時点(Excel2016)ではまだ実装されていません。更に実装されるかどうかも完全に未知数です。


もしかしたらですが、実はExcelにこれらの機能がすでにあって私が知らないだけの可能性もあるかもしれません。
その時は読んで頂いたみなさまにごめんなさいです。。。

ここに挙げる機能はまだ実装されていない機能・・どうか勘違いされないようご注意をです。


オートフィルタで(重複)件数を表示する機能

これは、最大限に欲しい機能に思っています。

オートフィルタの内容を見る
どんな機能が欲しいのか、、これは説明をするよりも見てもらったほうが早いと思います。
機能のイメージはこんな感じです。

抽出する項目に件数が表示される 

オートフィルタはデータを抽出するための機能ですが、抽出以外にも「この列に〇〇データあるよね?」という確認としての使い方は割とよくするのですね。
そしてこのとき、同時に「件数も一緒に知りたい」です。

「1件であるべきはずのものが2件あるといけない」

データの有無だけでなく、こういう使い方もしたいのです。
したがいまして、オートフィルタのリストにはこのように件数も一緒に表示してくれると、嬉しいしとても便利です。

そもそもオートフィルタは1万件(種類)を超える場合は全データを表示できない仕様になっているので、実現は遠い気もします。
でも・・欲しい・・です。


淡色表示ではなく、メッセージを表示する機能

この想いの発端は、Excelではなく「フォトショップ(Adobe Photoshop)」です。
慣れてない頃の私は「クリックできないアイコン」が煩わしくて仕方がありませんでした。

淡色表示なったリボンの一部

単にクリックできないだけですが、慣れてないと「なぜクリックできないのか分からない」のですね。ですので解決までの時間が無駄に思えてしまいます。

だからこうして欲しいと・・

クリックするとメッセージを表示してくれる

理由がわかれば、その対処も容易になることが多いと思います。
これはExcelに慣れてない方だけでなく、ふと気づかないことがある場合にも役に立つ機能に思います。


非表示の行列とグループ化を切り替えできる機能

「えっ、うそ!? 〇〇のデータがない!コピペ漏れ?やり直しかぁ・・」

たとえば、
別の作業者が、ある表の「行や列が邪魔」に思う。でも削除してよいかわからない。だからこのとき、その「行や列を非表示」にする。

それに気づかないと、上記のような「勘違い」が発生し、次の作業への影響を与えてしまいます。

このようなケースは割とよくあるように思います。

行列の非表示は、割とよく見かけますが、その一方で隠れている(非表示である)ことに気づきにくいのですね。


列を非表示にする
一方、「列(行)を表示しない」を満たせる別の機能があります。
「グループ化」ですね。
「行列の非表示」よりも「グループ化」のほうが圧倒的に目立ちますよね。

ですので、「非表示とグループ化を切り替える機能(ボタンなど)」があると嬉しいです。

列のグループ化
できれば、ブック起動時に「切り替えますか?」のメッセージあれば・・

もしくは、「行列の非表示」はこんな感じでも気づけると思います。
非表示になっている列に隣接する部分の色を赤にする
色は目立つ色なら何でもOK。
グループ化は画面を占有しますので、こちらのほうがよいかもですね。


検索(と置換)で正規表現が使える機能

検索で正規表現が使えると非常に強力な検索と置換ができます。

現在でもワイルドカードで検索ができます。
しかし、正規表現ならばこれ以上にいろいろな検索と置換が可能になると思います。


その他、正規表現以外にも「図形内の文字列を検索」。これもぜひ実装してほしいもあります。・・・

正規表現はとっつきにくいところもあるので、利用者は限られるかもしれません。が、この機能も実装してほしいところです。


既存ブックを通常起動すると「自動的に読み取り専用」になる機能

たとえば、共有サーバ上にあるExcelファイルを「何もいじらず見るだけ」というケースです。
ただ、それに気づかぬうちに値を入れ始めしまい、いつものクセで上書き保存してしまう懸念があります。

こういったことに陥ることなく、そもそも「読み取り専用を前提として」ブックを開く機能もあると便利に思います。
誤った保存をできなくさせます。必要であれば「名前を付けて保存」にすればよいという算段です。

もっとも、Excelにはこれに近い機能に「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れると、まさにこの仕組みが実現できる機能もあります。

読み取り専用を推奨する
これでもよいのですが、この機能は「ファイル作成者」が保存するときに、予めこの設定をしておかなければなりません。


SHIFTキーを押しながら(フォルダなどから)Excelファイルを選択し、右クリック表示すると、そこには「読み取り専用」があります。
ただし、これはファイルを読み取り専用で開いたことになっておらず、上書き保存できるのですね。
しかし、ファイル選択後、右クリック表示で「新規作成」を選択すると、なぜか上書き保存せずに保存ダイアログが表示されます(実質的な読み取り専用?)。
挙動が不明瞭なため私は使うことをためらっているというのも、この欲しい機能の背景にあります。

私が要望する機能は、このような作成側の設定なしにブック開く側(第三者)の設定で「自動的に読み取り専用にする」という点で異なります。


改行セル(複数行の表示)のときは、数式バーの背景に色をつける機能

セルに長い文字を入力したとき、折返し設定をしたり、自分で改行して入力したりすることがあります。

要は、セルの文字が長いなどで数式バーでは1行では表示しきれないケースをここでは指していますが、このとき、セルに複数行あるか気づかずに見過ごすケースが良くあります。

たとえば、セル内での文字を意図的に改行をしているケースなど確実に2行になります。
その場合、数式バー上では以下のようになっています。

セル内の文字が改行されているとき数式バーを伸ばすと表示される
「数式バーを広げれば」改行の存在がわかります。
しかし広げると、画面の領域を占有されます。バーを広げれば広げるほどシートが隠れてしまい使い物にならないくらいになります。

そこで、次のように数式バーの背景に色をつけてくれるとありがたいなと。。これなら数式バーを広げる必要なく気づけます。

複数行のあるセルの数式バーの背景色が変わる

もっとも、いざ使ってみると、これだけでは気づかない可能性もあるかもしれませんが。。


シートの複数選択のときにマウスの色を変える

シートは複数同時に選択できますよね。セルに入力した文字を選択した複数のシートのセルに同じ文字を入力できます。
そしてこの機能は、複数のシートをまとめて印刷するときにも利用できます。

私が複数シート選択を使うのは、ほぼ後者(印刷)ですが、複数シート選択した直後、かつ印刷直前にセルの値を変えるときがあります。
これはとても危険ですね。複数シートを選択した状態でセルへの値の入力をやってしまうと他のシートにも反映されてしまうからです(ひとえに自分の表の作り方の甘さが原因といえばそれまでですが・・)。

前置きが長くなってしまいましたが、複数シート選択時の(私にとっての)問題は、複数選択しているとき、「複数のシートを選択していることに気がつかない(忘れている)」のが困るわけです。

ただ、実はその一方で、Excel側もこれを考慮してか、「選択状態だよ」と教えてくれています。

複数のシートを選択したときのキャプション
これは、私自身の問題なのかもしれませんが、すこぶる気づきにくいのですね。
ですので、明らかにシートの複数選択をしていることがわかる仕様にしてほしいと・・

複数シートの選択時はマウスの色を変える
複数のシートを選択していることに気がつければ色や形は何でもよいのですが・・


おまけ:VBAのエディタもそろそろアップデートを!

これは、一般機能ではないので、利用者が限定されてしまいますが、マクロを作成する画面(エディタ)についても、そろそろ改変を期待したいところです。

VBAのエディタもそろそろ改変を期待したい
間違っていたらすみませんが、もう20年くらい?変わってないのではないでしょうかね?


新規機能はすべて「オプション」で利用者が選べるようにする

追加してほしい機能はまだまだ出てきます。

しかし、その一方で「すでにある機能で十分」、「余計なことをされるとむしろ混乱する」というのは、ソフトウェアのアップデートのたびに聞こえる声ですね。

Excelもしかりです、、そこで、ここで挙げた機能はオプションで「オン」にしたときだけ機能する仕組みがあるとベターに思います。

オプションで追加機能の有効を設定できるようにする
もっとも、今回提示した機能は、デフォルト(初期設定)の状態では、「オン」でもいいかもしれませんね。


欲しい機能の共通項は「ミスを防ぐ・気づかせる」仕組み

私にとっては、考えれば考えるほどドンドン湧き上がってくる「要望」です。
しかし、私の希望する新機能は、よくよく考えてみると、作業速度が100倍早くなる機能が欲しいということよりも、「安心して作業できる環境にしたい」ということに重きがあるのに自分自身が気づかされます。

(私自身に関して言えば)Excelの作業は、一人単体でやることよりも連携して行う作業のほうが圧倒的に多いのです。
そのため、他の誰かの行う作業を私自身(あるいはその逆)が、目線を変えることなく内容の変更や変化など気づける機能があればミスを防げるだろうことが期待できます。

とまぁ、希望だけを書いた記事になりました。
MSの関係者様が一読されることを期待しつつよろしくお願い致します。


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