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お仕事募集に「見合う」Excelスキルについて考える|あべっきぃの超Excel

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仕事募集に見合う「Excelのスキル」とは

「Excelはどれくらいできると良いですか?」、「どの関数を覚えれば、仕事ができますか?」など「Excelのスキル」を問う質問をしばしば受けます。Excelのスキルというのは、客観的に図るのことが難しく即答できない場面が少なくありません。

弊社ではビジネスとして「募集側」となること同時に、お客様のビジネスのお手伝い(代行業務)として「応募側」にもなります(代行業務では、事前にお客様からExcel作業の説明をメールで見たり、直接お話をお伺いしたりします)。

すなわち、弊社では募集側と応募側のその両面を経験している、(どちらかと言えばビジネスとして応募側になることが圧倒的に多いですが、)実は、応募側のときの工程と今回の募集内容の「求められるスキル」については共通する部分があると思いました。
そこで、今回はテーマである仕事の募集内容に対して求められる「Excelスキル」について思う部分を考えてみたいと思います。

なお、ここでお話する内容はあくまでも一つの考え、意見です。同意する人もいれば、同意しない人もいると思います。
そこに一つの解が有るわけではないと思います。
その意図でご覧くださいませ。

スキルの表、説明する側、受け取る側の主観により対象範囲が変わる


募集要項にあるExcelの作業内容を拾い上げてみる

実際にハローワーク、派遣サイトにあったExcelの作業内容をいくつか拾い上げて見ます。

  1. パソコン(ワード、エクセル)を使って書類作成
  2. PC、ワード、エクセル 基本操作のできる方
  3. 簡単なエクセル・ワード等の操作
  4. Excel(初級)、Word(初級) 電話、メール、来客の応対ができる方
  5. エクセルを使った表計算・集計(VLOOKUP・SUMIF・ピポットテーブル等) 。パワーポイントを使ったプレゼン資料作成

最初の「1」、「2」、「3」はハローワークから持ってきました。しかしながらこの内容だけでは分からないことが多すぎですね。
(ちなみに今回は私が任意で見た案件が偶然にこの形だったのかもしれない、、詳細な記述をしている案件もあるかもしれません。その点はご注意です)

一方、派遣サイトからもってきた作業内容「4」は、「初級」とあります。初級とはExcelのMOS試験について言っているのかもしませんが、そならば、「一般」のことでしょうかね。
一般にしても、初級にしても、求めている範囲が広すぎると思います。
最も内容が細かいと思われる「5」についてはどうでしょうか?これは、何となくイメージが湧きますね。でも私は(後述しますが)これでも足りない部分があると思います。

まずは、そもそもとして、、、

「Excelは相当に幅広な業務に対応できる」

Excelはすさまじく色々な使われ方をしていることを目にしてきました。
この5つの作業内容からの私の結論としては、この内容だけでは「Excelでどの程度のスキルが求められるのか」、これを判断するのは難しい、です。


仕事募集のExcel作業内容は「参考程度」にしかならない

いきなりの結論ですが、募集中の作業内容に記載されている「Excelの作業内容」は、ある程度具体的であっても参考程度に見ておくことが望ましいと思います。
ハローワークのようにそもそも記載の内容自体が広すぎるケースもそうですが、派遣のような内容でも求められるExcelスキルを見る(図る)には足りないと思うのです。

なぜそう思うのか・・


人それぞれ、作業の「受け取り方」

Excelに限った話ではないですが、同じ作業でも、その作業を「簡単」という人もいれば、「難しい」という人もいます。
例えば、Excelのそれなりの機能を使う作業であっても、「Excelの作業を単純に見ている人」、「上からざっくりしか見ていない人」、「Excelに詳しくない人」、こういう人に募集の作業内容を問えば、「データ入力程度」にしか思わない可能性もあります。
一方で、バリバリのExcelの達人からしてみても、その作業は朝飯前と思っているかもしれません。よって「データ入力程度」と解釈されている可能性もあるわけですね。仮にこういう方々が募集の内容を書いていたら・・を考えるとやはり「実態に即して詳細に記述されているわけではない」と見ることもできる思うのですね。

その上、「Excelを使う作業」という分野に限っても、当サイトでも書いていますが、ドキュメントとして、アンケート用紙としてのExcel利用などを含めると、会社や業務内容によってExcelの使い方は無数にあると思います。

作業のどこに重きを置くのかは、人によってバラツキがあるのは仕方ないと思います。
募集の作業内容に「IF関数を使う」と書かれていた場合、SUM関数(IF関数以外)は使わないのかというと、そうでもなく普通に使っているケースはザラだと思います。

もちろん、詳細に書かれているExcelの作業内容であるケースも考えられます。しかし、その中身の信頼性を図るには実際に作業するしかないと思います。

つまるところ、このように、紙媒体でもWeb媒体でも、そこから読み取れる情報は非常に限定的として見たほうが無難に思います。


Excelのスキル以外で必要なスキル

応募者のExcelの扱いがいくらイケていても、避けて通れないのが「業務知識」だと思います。
表の内容の意味しているところが分からなければ、作業の最初の一歩が踏み出せない場合もあります。
「売上表」、「作業進捗表」のような一般的な知識や常識で何となく分かる業務知識なら少しは進めるかもしれませんが、例えばWebマーケティングを扱う表だと、それを知らない人はチンプンカンプンでしょう。

「Excelの作業・・でもスキルだけで判断できない部分もある」

これも押さえておかなければならないことだと思います(募集側にも言えることだと思いますが)。


「VLOOKUP」関数ができれば一人前!?

Excelのスキルを判定するときに、お客様の現場の声に「ExcelでVLOOKUPができれば一人前」、「上級者はVLOOKUPが使える」、「VLOOKUPが使える人はレベルが高い人」という言葉を耳にします。
世間一般的には、「VLOOKUPが使えるかどうか」が、その人のExcelスキルを図る1つの指標になっている匂いを感じますが、ここも先のIF関数の説明と同じように、「VLOOKUPが使える」とは、「他の一般的な関数はすでに使えるよね!」ということが前提にあるはずです。

これまでお話しているように
「VLOOKUP以外の関数は全然分からなくてもOK」・・少なくとも募集側にこの含みはまず無いと思います。


自分自身がExcelで「何が」「どこまで」できるのかを再考しておく

=IF(A1 = ■,"OK","NG")

「この中の■に正しいセルを入れてほしい」

こんなピンポイントな作業はほぼありませんね。もしあるとすれば、それはヘルプデスクの作業になると思います。

普通、作業には幅や流れがありますよね。

募集要項に「IF関数が使える人」とある場合、「IF関数だけを入れる」作業は皆無と思います。
むしろ、「表から作成し、IF関数を入れるまで」のケース、「表の内容から意味を読み取って自分でIF関数の引数がどのセルかを考えて作成する」ケースなどのほうがごく普通の流れと考えられます。

応募者から見れば、「IF関数ができる」ということは、「IF関数に関連する作業まで対応できるスキル」が求められるとも取れる考えができます。


作業内容を深読みしてみる

では、「関連する作業」とはどんな部分でしょうか?
先程紹介した派遣の作業「5」を見て考えてみたいと思います。
この作業も「字面だけでは追えない、見えない作業も含まれる」・・そんな意味があると思うのです。



5.エクセルを使った表計算・集計(VLOOKUP・SUMIF・ピポットテーブル等)。パワーポイントを使ったプレゼン資料作成

以下は、完全なる主観ですが、この作業をもう少し深読みしてみます。

ピボットテーブルに着目すると、このピボットにVLOOKUP、SUMIFを組み込むというのは、あまり聞きません(もっともこれは私が聞かないだけかもしれません)。
ピボットテーブルには、その元になっている表(データ)があるはずです(それがないとピボットは作れないから)。

つまり、ピボットではなくその「元の表」にVLOOKUPやSUMIFを入れるような表があると推測できそうです。あるいはSUMIFの機能はピボットの機能と噛み合わない気もしますので、もしかしたら、SUMIF関数用にピボットとはリンクしない「別物の表」があるのかもしれません。
また、VLOOKUPは通常は、2つの表を使うケースが多いと思いますので、VLOOKUP目線から見ても2個表が必要です。

さらにパワーポイントの資料とあるので、Excelの作業と関連付けるならば、パワポのスライドに貼るためには、Excelの表がスライド幅を超えるような縦長あるいは横長の表の場合、スライドからはみ出さないようにExcelの表から要点を理解して抜き出す作業(とスクショ貼り付け?、OLE?)が必要かもしれません。

仮にこの予想が正しければ、この募集の作業内容に関連する作業はそこそこありそうです。
そしてそれは、「それなりのExcelスキルが必要」と言えそうですね。


面談などで聞けるなら直接聞く

ある程度の予想は良いかもしれませんが、先の私の予想は深すぎます。というのも外れたときのリスクが大きいので、どこまで予想するかは難しいと思います。

そこで、その仕事を紹介してくれている仲介業者(例えば派遣会社)に聞いてみたり、最終的には面接や面談と言われる場で、直接募集元に確認したほうがよいと思います。
ただし面談では初対面で聞けることも限られてくるため、事前に何を確認するのか準備しておくほうがよいと思います(Excelの質問に限らず当然ですね)。

細かい内容が聞けるならば、それでもよいと思いますがそうでない場合、
例えば・・


Excelで分からない作業がある場合どうすればよいか

直接聞くには多少脚色が必要に思いますが、サポートしてくれる人が近くにいるのか、ネットで自分で調べるのか、あるいは、他のExcelファイルを参考にして自分で調べるのか・・
これは回答によってはExcel作業の難易度が変わってくると思います。


(自分は)どんなExcel表を扱うことになるのか

例えば「システムから出力された表」を扱うのか、それとも誰か「人が1から作った表」を扱うのかなどを確認します。
これは、そもそも関数やオートフィルタの使いにくい表の場合、操作ミスを誘発する可能性があることを念頭にした質問です。
この背景には、「システムから出力されたデータ」をベースにした表は概して関数、数式が使いやすい表であるからです。


Excel作業は細かいやり方が決まっているのか、それとも目的に沿って自分で考えながら行うのか

細かい指示のもとで作業するよりも、ある程度自分で考えて進めたい方には後者であるほうがやりやすいと思います。


データの入力などはどのように行うのか

作業内容が「Excelでデータ入力」とあっても、やはり表のフォーマットなどにやりやすさは左右されると思います。稀に「Excelのマクロ(プログラム)で作られた画面に入力」というケースもありますが、こうなると「Excelのシートに入力」するのではなく、「別物のソフトに入力」するつもりのほうが良いかもしれません。

とは書いたものの、冒頭の方でお話したように、この面談に来られた担当者の考え方、捉え方次第では、やはり回答が緩いままの可能性もありますが、、

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最終的には、「応募者と募集側の想い」が一致して採用となるわけですが、そこにはExcel以外の要素も大きく関係あることなのでExcelスキルだけを優先してみることはできないと思います。が、ここでは敢えてExcelのスキルという点に絞ってお話しました。 また、最も注意いただきたいことは、ここで挙げたことは、「一つの考え」です。真逆に思う人や、一部だけ同意する人など考えは様々です。

あくまでも一つの考えとして参考になる方がいれば幸いです。



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