「Excelの仕事(案件)」のアタリとハズレ
仕事を選び、そして引き受けるとき、実際にその仕事選びがどうだったのか、それは時間の経過とともに「結果」が自然と分かってきます。
みなさんの中にもその仕事に「アタリとハズレ」があることを感じたことがあると思います。
「ナニコレ？シャレにならない作業じゃん！！」
言うは易しですが、ハズレになると、心身ともにストレスや疲労感が劇的に増加します。
仕事は、会社対会社としてでなくても、派遣社員、準委任、請負などの立場を取る方は、ある程度仕事を選定できるものと思います。
「たかがExcel作業」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、「されどExcel」なのですね。
今回は以前書いたお仕事募集に「見合う」Excelスキルについて考えるの内容をもう少し深く掘り下げ、リスクを防ぎつつ、できる限り「自分にとって」ハズれない案件・仕事にありつけることについて考えてみたいと思います。
なお、当ページに絶対解はありません。みなさんの仕事の選び方の参考になる点があれば、ぜひとも抜き出し、必要な形に変えて活用していただきたくです。。
Excelならでは！？・・新しい仕事には以前の「類似経験がハマらない」こともある
当サイトでは何度も繰り返していますが、「Excelでできること」というのは、私は無数にあると考えてます。
これは、「Excelでは売上表を作れる」、そして「Excelではチラシも作れる」という違いの意味だけでなく、「Excelで売上表を作る」という中だけでも実に色々なやり方、見せ方があります。
ある案件や仕事の話を聞いて、
「あ、この作業は以前やったことある！」
と思っていても、過去の経験から来るイメージとはまるで別物ような作業も実際に起こりえます。
したがって、そういったことを含めて色々な視点から仕事選びについて考えなければなりませんね。
そして当然ながら仕事選定の際には、「自分自身がどこまでのスキルがあるのか」、も自分自身で把握しておかなくてはなりませんね。
数多くのExcel実経験からOK、NGな作業を探る
そもそもアタリとハズレは、個人差が出てくるところですよね。
冒頭でもお話しましたが、ここに万人向けの回答はなくて、どのExcel作業がよくて、どのExcel作業がダメなのか、これは個々人で見る必要があります。
これまで私自身の多くのExcelの作業経験を振り返り、気づいた点、辛かった点、腹たった点(笑)などを挙げていきたいと思います。
自分に合うExcelの仕事かどうかを見極めるには、やはり事前に直接聞ける環境があることが望ましいですね。
以下の「Excel体験談」は、Excel作業を起点に振り返りましたが、中には結果的にExcelに限った話でないものもあります。それらの中でみなさんの仕事選定のアンテナに触れるものがあれば、面談や商談などで事前に確認などされるのもよいかと思います。
扱う「データ種類とその数」が大事・・かも
ある担当者いわく
「いつかのファイルを一つのExcelにまとめる作業です」
私が実際にこの作業をお引き受けたとき、問題は「いくつかのファイル」ではなく「その内容」でした。
この作業で使用するファイルの種類は、「Excel」、「Access」、「テキスト」の3種類でした。。わりとよくある形だと思います。
しかし、結果的に「100種類を超えるデータ群」を受け取りました。
それらを数ヶ月かけ、手動作業中心にまとめ上げる・・正直、これは懲りました。
しかし、作業の説明を聞いたそのときの担当者の言葉は嘘とは言えないという・・なんというか・・(笑)
少し極端な話ですが、仮に作業内容が「Excelで1ファイルだけ」と言っても、そこに100シートあるかもしれませんね。
そのため、先方担当者に聞ける状況ならば、「ファイル数以外の聞き方、確認方法」も用意しておいたほうがよいと思います。
ちなみに「データ件数」という聞き方もあると思います。これは作業の難易度を確認すると言うよりも「重さ加減」を知るという意味でも聞く価値があると思います。
仮に「データ数十万件をExcelで作業」であれば、普通に考えればExcelの処理が遅すぎて話にならないレベルだったりするからですね。
作業の残骸だらけ、使っているデータはどれ？
「このExcelの表は前に作った内容を参考にしてください」
ある作業で報告するExcelファイルを作成する時のことです。
その前回ファイルには「似たような表」がたくさんありました。
「どれ使ってるん？」
結果的に、その表はあくまでも参考ということで、「コピペせずに自分で作る」というオチでしたが、、
ファイルやシートの整理ができているのか。これができていないと、無駄な(とは言い切れませんが)時間を割くことになりかねませんね。
ファイルの内容が都度変わる
「お客様から頂くファイルなので要望や注文ができずで・・それで受け入れてやってください、、」
これもキツいというか、こういうケースの場合、マクロを使った自動化などの難易度が一気に上がりますね。
縛りをかけないExcelでは、自由にセルをいじれますので・・
上記の項と同様ですが、Excel業務では整理整頓がなされていないケースがよくあると思います。
とくに定型作業のファイルの内容(フォーマット)が人によって変わってしまうというのは、リスクさえ感じます。
最低でも「ここ、違うよ！」とコメントの一つでもあるとよいですが、こういう作業に限って無いんですよね。
こんな状況でも作業をしなければならない・・これもシンドいですね。
マニュアルの有無とその裏側も知りたい
マニュアルや手順書は作業において、特に始めたばかりの頃は必須ですね。
しかし、私が経験した多くのExcel作業は「マニュアルは無い」というケースが圧倒的に多かったように思います。
仮にマニュアルがあっても、「更新されていない」ケースがやはり多いという状況です、、
実際の作業とマニュアルの内容に差があると、もはやマニュアルのどこを信じていいか分からなくなるのですね。
従いまして、この点も確認したいところです。
が、ここでもっと深い点で確認したいところとしては、マニュアルが無い場合、「Excel作業がそもそもマニュアル化できないのか」どうかです。
「曖昧さ」が含まれる作業は、マニュアル化が困難なケースが多いですね。
何らかの理由により、「〇〇をクリック、〇〇を確認」という断定的な書き方ができないケースです。
つまり、作業をするときに、「曖昧さをどのように解釈すればよいのか」、から始めることになると思います。
さじ加減一つで、「YesともNo」とも取れるような作業は、トラブルのもとになりますね。
個人的にはお引き受けしたくない作業になりますが、、私はやったことあるんですよね(笑)。。
表の中での数式で「1つのセルだけ違う」
「前月作業時のExcelレポートに倣って作ってください」
表のサイズは大きめでしたが、規則性の有る表で簡単そうでした・・見たところは、、
はい、そうですね、実際は違いました。
とある列に入れているVLOOKUP関数の結果の値がおかしいセルに気づきました。
なんと、よく見ると、VLOOKUP関数のある列のたった1つのセルだけ引数を変えていました。
本来なら、コメントや図形で説明を入れる、あるいはセルに色を付けるなりして気づかせる仕組みが必要ですね。
しかし、それらがまったく無かったわけです。
このような作り方はいかがなものか・・
「アウト！」
と心の中で叫びました(笑)
今振り返ってもよく気づけたなと思います。。
〇〇企業の売上合計がおかしいんですが・・1
このような問い合わせがありました。
なるほど、ある顧客の売上合計が一致していません。
数万件のデータをSUMIF集計したのですが、Excelファイルを見ても原因がすぐにわかりませんでした。
具体的な顧客名は書けませんが、原因は、その「顧客名」にありました。
それは、こんな感じでした。
・あい・うえお(株) → 正規名称
・あいうえお株
・あい・うえお株式会社
・あい、うえお株
・あいーうえお(株)
・あいうえお
・アイ・ウエオ
その数は26種類あったことは覚えています。
例えば、SUMIFで「あい・うえお株」だけをしていると、入力を誤っただけの同一の顧客名の数値が拾えずに合計値がおかしくなるという・・
これは相当昔のことですが、、、本来はこういうことが無いように、「顧客コード」で合計値を出したり、顧客名をExcelに入力するときに、確認する機能で「名寄せ」したりする必要があるのですが、Excelの標準機能にはありませんから作り込みが必要なんですね。
結果的に、Exceへの顧客名の入力は検問がなく、ザル状態でした。
これは、私以外に関係者誰もが頭を悩ませました。
〇〇企業の売上合計がおかしいんですが・・2
これも前項と同じですが、こちらの場合は自分で気づきました。
こちらは、他の表を参考にして「顧客名」を使って集計していたら、実は「取引先」という列がありました。しかも非表示で。。
なぜExcelの仕事を「募集」しているのか
Excelの細かい話というよりもっと根元よりの内容ですが、これは重要に思いましたので。
というのも、受ける側のリスクとして考えられるのが、「作業がキツくて前任が抜けた」可能性も検討したいからですね。
一概には言えませんが「スタッフの回転率の高い業務」というのは、ネガティブな側面を気にする必要があると思います。
もちろん、前任者が何らか然るべき理由があり、やむなく交代することもあるでしょう。
その業務の事実にどこまで迫れるか、あるいは担当者がどこまで本音で語ってくれるのか、これらは微妙ですが、私ならば必ず確認する内容の一つです。
その作業ができるスタッフは何人いるか(潰しが効く作業か)
自分に任されたいExcel作業は、「同じ立場のスタッフが何人いるのか」も欲しい情報に思います。
これは客先に常駐する作業では特にそうですね。
突発的な理由で1日(あるいは複数日)仕事ができなくなる・・つまり、「休めるかどうか」の対処です。
言い換えると、、潰しが効くか、です。
期限のある作業の場合、
「休みたい・・けど休めない、、」
もしも「自分自身にしかできない作業」で、かつ責任感がある人ならば、非常に苦しい状況に追い込まれると思います。
ただ、その一方で逆に「代替が効く仕事」というのは、これは仕事消失リスクにもなると思います。
「この作業は、あなた以外にもできる」
すなわち「作業者の入れ替え可能」ということでもあります。
・・「休める日(曜日・時間)はあるのか」これは問いにくい系の質問にもなるので、天秤にかけながらですかね。。
なお、作業に納期や期限があるならば、「前倒しできる作業かどうか」も確認してもよいと思います。
これは、「指定日にならないとデータが届かない・・これがために指定日は休めない」、「その日に他社の作業内容(案件)を突っ込めない」ということを事前に知っておくと言う意味です。
決め手は、自分次第
以上、色々とうんちくを言ってまいりました。しかし、残念ながらというか、仕事選定の決定的な決め手は無いと思います。
ある人にはアタリ作業でも、別の人にはハズレ作業、これは普通によくある話に思います。
また、慣れるまでは辛抱しなくてはいけない部分もあると思います。が、その「慣れ幅」や「辛抱の度合い」もやはり人により違い、基準値は曖昧です。
「コレだけは外せない！」という決定打はみなさんの中でお持ちだと思います。
今回挙げた内容でそれに近いものが見つかれば幸いです。
ぜひともExcelのお仕事探しで役立てていただければと思います。