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初心者に知ってほしいExcelにまつわる作業事前知識|あべっきぃの超Excel

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Excel注意報・・Excelだけ詳しくても、業務が捗(はかど)るわけではない

Excelを使う業務というのは当たり前であり、もはや「そもそも使えることが前提」と見る企業は定番のように感じます。

では、「Excelに関する書籍を一冊丸暗記すればよいのか」というと、そうではないのですね。内容にもよると思いますが。

初めてに近いレベルの方や、業務として初めてExcelを使うという方にとっては、まずは優先して知っておいたほうがよい知識というのもあると思います。
今回はゼロから始める作業ではなく、既存の作業を担うことになったことを想定した説明をします。

Excel台風に巻き込まれなように気をつける

Excelは何でもできてしまう→予想すらできない使い方もあり得る

これまで何回も触れていますが、ここでも触れます(笑)。
Excelは万能ソフトです。初めての方にとってはむしろ万能さが混乱をもたらすこともあると思います。

「私の知る作業方法 」=「周りの作業スタッフの作業方法」

この考えは、常にイコールとは限りません。しばしば裏切られることがあります。
それは、Excelには同じことでも色々なやり方があるからなんですね。

合計を求める2つのやり方

何かうまくいかないことがあったとき、普段知っていることとは「別のアプローチから対応を考えなければならない」ことは頭に入れておいて絶対損はないです。

結果が同じでもやり方は複数ある

このようにExcelは自由度が高いソフトですから、何かの作業をするとき、そのやり方は一つだけとは限りません
ここは注意です。特に「人から教えてもらう場合は」です。
何かの作業を教えてもらうとき、自分の知っているやり方ではない手順もあります(Excelは万能だからいくつかの方法で同じことができる)。

セルの色を変える方法

このとき、「自分の知っていた手順は間違っている、用途(結果)が違う」と決めつけないことが重要です。

それは、結果が同じになる「新しいやり方」かもしれません。
そして、もしそうならばむしろ喜びましょう・・「やった、新しい方法を知った!」と。


業務知識も最大限活用する

Excelで分からないことがあっても、表の内容から推測できる部分もあります。

「ん!?チンプンカンプンな表・・終わった・・」

いえいえいえ、、、諦めてはダメですよ!!
簡単な内容ならば、一般的な経験や勘から、あるいは業務知識から推測できる内容もあります。
表の内容から推測できること
このような知見から表を見ていくと、一見すると難しい機能を使っているようなExcel表も少しずつ理解できるようになることもあります。


正しい用語、知識が通じるとは限らない

これは、前項で言った内容と真逆のようなことになりますが、これも(経験上)真なりなのですね。。

業務の内容で

  • 「名称が違う」にも関わらず「同じ意味」を指す
  • 「名称が同じ」にも関わらず「違う意味」を指す

ということが起こりえます。

表記の違いはあっても意味は同じ

経験によくあるのが「顧客ID」、「顧客番号」、「顧客ナンバー」、「カスタマーID」なども表記こそ違いますが、言っている意味は同じであるということもあります。

部署間で呼称が違う場合や、特定の人だけ以前の呼称を続けるなど色々なケースでありえる状況です。
このような場合は、説明や作業に矛盾を感じなければ気づきにくいもので、簡単には分かりません。
これは頭の中のレーダーで常に監視するしか方法がないかと思います。

なお、これは業務の話にとどまらず、Excelの用語についても同様です。やっかいですね。。


理路整然としている作業は、「案外まれ」である

これもよくあるケースに思いますが、作業する内容が理路整然としていない場合についても惑わされないよう注意が必要です。
作業手順はあるものの、すでに使用されてないファイルやシート、表などが混在している場合です。
いわゆる「残骸」です。

残骸は取り除くべきという例

「使ってないよ。でも消してよいか分からない。だからそのまま・・」

(前任)作業者も削除してよいか分からず、そのままになって放置されたケースです。
後任する人から見ると、使わないならば削除して欲しいものですが、、そうはならずに残骸としてあるわけですね。
「作業する対象」と「作業しない対象」をある程度、頭の中で整理しておくと混乱からは避けられるケースもあります。


表や内容が間違っている、誤解させることもある

「これよろしくね」

こんなことを言われて始めるExcel作業もたくさんあります。
しかし、表自体が間違えている、あるいは足りていないということもあります。
やはりExcelは色々できるが故、覚えきれてない方が作る表にはそんな落とし穴のようなものが含まれているケースもあります。
何かおかしいと感じたら自分の知らない機能だけではなく、そもそも表が間違えているという見方でも疑ってみてください。

合計が平均になっている(見出しと一致しない)表


教えてくれる人でさえ知らないこともある

初めての作業なら誰かが手順などを一通り教えてくれると思います。
聞く方からするとその人の説明は「作業内容を分かりきっている」ように見えます。しかし実はその教える人でさえ手順通りにしかできないことも案外よくあります。

「刺さらない説明」や「何か腑に落ちない」と感じるとき、もしかしたらこのような状況かもしれません。
このようなときは、その人の説明は参考程度にして、別の人にも聞いてみる、あるいは自分なりにも解を探す方法もありだと思います。
※別の人に聞くときは空気を見ながらになりそうですが、、


慣れない作業は知識と経験を総動員することが必要

いかがでしょうか?
初めてのExcel、慣れてないExcel、その上に業務も慣れてないと非常にシンドい作業環境になると思います。

時間の経過とともに少しずつ分かり始めると思いますが、その上で今回お話したExcelの特性というか難しい部分を知っておくことで理解の時間が早められることを願います。

皆様、どうぞ頑張ってください。


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