仕事で使うExcel(エクセル)について広くて浅い答えをします
「Excel(エクセル)というものがどういうものかよくわからない」
「Excel(エクセル)って一体何者なんだ」
「仕事している人たちはなぜエクセル、エクセルと連呼するのだ」
私は、本当に多くのお客様のファイルを見てきました。いえ、見るだけでなく実際に触れて、加工してきました。
ここでの解は、そんな「Excelをもうずーっと触り続けている」私の経験からくる答え(内容)です。
当ページでは、Excel本体に関する疑問について、「浅く・広く・ゆるく」仕事目線でお答えします。
※Excelは万能なソフトですから、答える人によって解は割れるところもたくさんあると思います。
その点も含めてお読みくださいませ。
会社ではエクセル～、エクセル～って猫も杓子も言ってるけどナニ？
これは仕事に限った話ではないですが、Excel(エクセル)はパソコン上で使うソフト(アプリ、アプリケーション)です。
Excelというソフトは、色々なことができます。
つまり、
「Excelが1つあれば何でもできる」という業務ソフトです。
主なところで言えば、
- 表が作れる
- グラフが作れる
- 絵を書ける
- ポスターが作れる
- ゲー厶が作れる
- (マクロ・VBAで)プログラムが作れる
などです。
現在の企業では、とりわけパソコンを使った業務が主体の部署では、その中に「Excelソフトが必ず含まれている」と言っても過言ではないです。
Excelは、それくらい業務で使われているソフトなんですね。
何でもできるExcel・・へぇ、じゃー、「食べられるピザ」を作れるん？
それは無理です(笑)。
仮にもしもピザを作るならば、それを作るための「物理的な手」が必要になるでしょうが、ExcelはPCの画面の中だけの話です。PCの外、つまりリアルな世界に持ち出せるとしたら印刷物くらいですから。
(Excelでは材料も作れませんし、物理的に用意もできませんし・・)
「Excelは何でもできる」とは確かに大げさで誤解を含む表現かもしれません。
しかし、パソコンを使う業務などにおいては、「実質」何でもできると言って差し支えないレベルのソフトだと思います。
恐縮ですが、社会人としての常識の範囲内でお考えいただければと・・
とはいえ「Excelは仕事では何でもできる」と言われても困るし・・
実際に業務で使う機能などは、ごく一部になることが多いように思います。
例えば、データを加工した表をガンガン作るような作業では、お絵かき的な使い方はほとんどないと思いますし。
例えば、チラシなど印刷物をメインとしているような作りならば、データを加工するような機能は使わないなどですね。
Excelの知識や技術力ではなく、「Excelの作業(ファイル)に関する業務知識」があれば、ある程度はキャッチアップできることもあります。例えば、そこから踏み込むことも検討してみてはいかがでしょうか。
どんな仕事でExcelが使われるの？
これは企業によって色々です。残念ながら一概に「これです」とは断定できません。
なぜなら、「Excelは何でもできてしまう(= できる)」からです(笑)。
しかし、この「何でもできるから」こそが、多くの企業がExcelを利用している理由にもなっているのだと思います。
そう簡単には今のシェアを他社のソフトに譲り渡すことはしないと思います。つまり「Excelが使われ続ける」可能性は高いと思います。
仮にExcelが「お絵かきしかできない」のであれば・・
「それじゃーうちの会社のデータ集計の業務はできんな(Excelは要らんわな)」
となってしまいます。
しかし実際には大手から中小まで多くの企業がExcelを使用しています。
それは、Excelが色々な用途で利用できるからであると思います。
私は、部署や作業内容によって色々な使われ方を目にしてきました。
例えば、Excelを使って・・
・作業の進捗を表現する
・商品ごとの売上を表現する
・グラフを使って視覚的に表現する
・スケジュールを管理する
・回覧板を作る
などです。
具体的な内容になればなるほど、そのExcelを使う部署などによって変わってきます、ということが現状のExcelの使われ方だと感じます。
Excelで作った売上管理表が前の会社のそれと違うのだけどね・・
これも、上記の質問の回答に類似しています。
どのような形式、どのように使っているのかは、その会社(部署、担当者など)次第です。
立場や担当によって重きを置く箇所が違えば、自ずと表の中でも強調される箇所も変わることもあり得るでしょうし、その表を別の表に取り込むために敢えて不要な項目を含んでいるケースもあると思います。
そうなると、やはり同じ「売上管理表」であってもそれを扱う人次第で変わってくると思います。
Excelの機能が多すぎる・・覚えられません、、
ご指摘のとおり多いですね。Excelの上部にある「リボン」というところには多くの機能のアイコンがありますから。
でも、Excelのこれらの機能を全部使える人はほとんどいないと思います。
大事なのは自分の作業で使う機能を使えるようになることですね。
私の触れてきた作業では、「1つの作業」ではなく、「1つの部門内の作業」であっても、Excel機能の多くを求められることはあまりないです。
Excel好きってほんとにいるの・・自慢とか演技じゃないのかね？
人によってどの段階、どのレベルでExcel好きになるのかは違うと思いますが、「Excelは何でもできる」ことに体感的に気づくと、今までとは違うやり方の発見とか、もっと効率的にできる方法が見つかるなどで、知的探究心に刺さるという出会いがあると気持ちが変わってくるのだと思います。
もちろん、そういうことがあっても「Excelは仕事で使うときだけ考える(プライベートで考えるとかあり得ない)」という方も普通にいらっしゃいます(笑)。
なお、自戒を含めて、気をつけたい点として「Excel好き = 作業が優秀」とは限らないことですね。
Excel好きは、色々な機能をしっており、Excelの作業を効率的に考えられる引き出しが多いと思います。とはいえ、「この使い方、あなたの好みなだけじゃ・・」ということも割とあります。。。
Excelで文書を書いているけど、Word(ワード)と何が違うの？
かんたんにいうと、「Excelの方が文書を書きやすい」からだと思います。
Wordは文書を書く時に役に立ちます。しかし少しクセがあります。例えば、開始の文字位置がずれていたり、「深さ(インデント)」を作れなかったりして、操作に慣れなければ、思った形にできないことが多いです。
一方、Excelでは「見た目どおり」に書けます。
この「違い」が文書をExcelで書いている理由の多くに当てはまるのではないでしょうか？
(私の場合、目次はWordの方が圧倒的に作りやすいですね)
Excelはただ(無料)で使えるの？
企業の中では無料で(という言い方もおかしいですが)使えこれが一般的だと思います。
従業員が会社にお金払ってExcelを使うということは今まで一度も聞いたことがありません。
ただし、自宅など個人で使う場合には、Excelソフトを単体で購入するか、あるいはPCに無料でついている(バンドルされている)Excelを使うなどします。
Excelの独学はどうすればよいですか？
これまでお話しているようにExcelには膨大な機能が詰め込まれています。
それを一から覚えるよりも、仕事で使う部分から覚えることが効率的だと思います。
すでに仕事として使っているならば、それを頭に詰め込んで、家でも同じ表を作るなどです。
もしも、仕事でこれから使うならば、担当者にどんな形で使っているのか確認するのはどうでしょうか？
あるいは、将来の仕事に備えるということならば、もっとも多くの企業で見かける「表の作成」、「表の計算、加工」を学習してみてはいかがでしょうか？
まとめ
Excelは優れたソフトです。だからこそ、企業によりExcelの使い方が色々あります。
しかし、この点がExcelで作業する(Excelを使用する)側にとって覚えるべき負荷を増している側面もあると思います。
Excelの自由度が高い分だけ、Excelの作業には企業や部署、作業者のカラー、ときには作業者の個性も出まくります。
言い換えると、「これしかない」という画一的なやり方(表現方法)があまりないことです。
(私の経験として、やっかいに感じることは、まさにコレです)
マニアしか知らない属人的な方法は、同じ歩幅で作業することを困難にさせることもしばしばあります。
つまり第三者から見ても、「これはやり過ぎ」、「飛ばし過ぎ」と思えるExcel作業もあります。
このようなことがあるからこそ、Excel作業に最初はとまどうことも多々あると思います。
慣れるまでの道のりはその人次第です。
ですが、時間とともにExcelの操作に慣れてくると、その見え方が一気に変わってきます。
これは、言い換えると大変だったExcel作業が「マシに」感じてきます。
Excelは多くの作業で使用しています。これは見方を変えると、Excelで覚えたことは使い回しが効くスキルとも言えます。
そこで得た多くの知見は、Excelを使う限りみなさんの今後にも役立つと思います。
諦めることなく、屈することなく使い続けていけば、少しずつでも分かってくることも多くなってきます。
どうぞ頑張ってください。