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ExcelとAccessの違いをExcelの目線で言うと・・|Excel実務のノウハウのお勉強

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ExcelとAccessって何か似てないか?

ExcelとAccessはデータを管理するという意味では似たような機能を有していますが、管理的に言えばAccessのほうが勝手が良い反面、入力の方法等が圧倒的にシビアです。
最近ではExcel、Access双方のバージョンが上がるに連れて、それぞれの足りない部分を補完するような機能も増えてきたので一部だけ見ても明らかな相違がわかりにくくなってきました。
ここでは具体的な技術というよりもExcel側目線に沿ってAccessとの「表面的」、「機能的」な違いを説明したいと思います。
とは言うものの、技術的な話も出たりしますし、やや誇張して説明する内容もあったりします。いずれにしても全てを語るのはできないのでその一端を説明したいと思います。
ExcelとAccessは何が違うのか?

「シート(Excel)」と「テーブル(Access)」の違い

多少言い過ぎの面があるかもしれませんが、敢えて言うならExcelはシートがあれば何でもできます。シートに文字を入力するだけでなく、図形や画像を貼り付けることもでき、印刷時のレイアウトも同じシートで作成(調整)することができます。
一方のAccessでは同じことをすることは可能ですが、その分の手間が増えます。
というのも、Accessではデータを管理するという特徴を最大限生かすため、色々な部分で制約が出てくるからです。Excelユーザが疑問に思う典型は「テーブル」ではないでしょうか? Excelシートとほぼ同等の形をしています。

「文字の色を変えられる」、「文字の大きさを変えられる」、「セルを結合できる」

など、Excelシートではやりたいことをほぼそのまま実現できます。この意味では利用者的には使いやすい(使い勝手が良い)とも言えますが、Accessでは「テーブルにはこのようなことができません※」が、それは一体なぜでしょうか?

※バージョンによっては「テーブル」にもExcelライクな使い方もできるようになってきましたが、これはAccessの補足的使用方法だと思います。イメージ的にAccessでは「テーブル」の存在自体は必須ですが、裏方的に使い、そのまま表に出てくることはない(フォーム画面、レポートなどを通じて表示される)からです。
Accessでも文字などが変更できるようになってきた


Accessは「データ」と「表示(印刷)」を分けて管理する

繰り返しますが、Accessではデータを可能な限り確実に管理するために規制、制約をかけています。上記で挙げた「Excelシートでできること」が「Accessのテーブルでできない」のはこのためです。
Accessは(やや小規模向けな)「データベース」ソフトです。簡単に言えば、データを管理、集計(加工)することに特化しています。その中で「データ」と「表示」という部分を明確に切り分けていますが、Excelでは同じシートで(データ)入力、表示(印刷)できるという違いがあります。

Accessはデータ(テーブル)と表示(レポート)を分けている

■データに関して
Accessは簡単に言えばテーブルには文字の入力しかできません。予め決められた列(フィールド)に条件(数値、文字列など)にあった文字を入力します。
Accessではテーブルに入力するときに「予め決められた列」が必要です。見方を変えれば、テーブルを作成したときに最初に「列を定義(文字を入力するのか、数値を入力するのか等)」しないといけないということです。
一方、Excelではシートに入力する際の制限はありません。管理からいえばExcelシートの場合、入力の縛りが非常に甘いと言えます。
フィールドを「日付」にする
データ型に沿うデータを入力しないといけない

■表示(設定)に関して
データと別に管理され、表示(印刷等)するときだけに使われますが、これは「レポート」への表示(出力設定)です。
「管理したいデータ」はここには入力しません(やろうと思えばできますが、このような使い方をするならばAccessの持つ恩恵が減ってしまいます)。

上記で挙げた内容は、簡単に言えば、「Excelは1つのシートで完結できる」という部分で、Accessとの大きな違いとも言えます。
更にデータを効率的に管理する仕組みのあるAccessでは「入力 → 印刷」の過程でも実に色々な機能(オブジェクト → フォーム画面、クエリ、マクロ等)を介するのです。


Accessが制約をするのはなぜか?

Accessが制約をするのは管理を厳格にするためというのはこれまで説明したとおりですが、具体的にはそれによってどう影響があるのかをExcelを使って説明します。
下記の表は単純な「品目リスト」ですが、以下のように日付セルを一部結合します。
この結合はAccessではできません。結合「できない」というよりも「してはいけない」という感覚の方が近いかもしれません。
いずれにしてもExcelでは結合しているセルを含めた集計を行うと正しい結果が返ってきません。

SUMIFを使った集計(正しい結果が返ってくる場合)
SUMIFで正しく値を返す

セルを結合すると値が正しくなくなる SUMIFの計算がセル結合で不整合が発生する
この場合は、結合前の上のセルの値だけが計算対象となっていて、下の「1月3日」は無視されている、と判断できます。これはほんの一例ですが、Accessではデータの集計で不整合を発生させないために細かく制限(例えば結合できない)していると言えますし、Excelではこのような制限がない為、事前に想定しておかないと結果だけでは正しいかどうかの判断ができない場合があります。


ExcelとAccessのどちらが良いかは状況次第

これまで説明したように、ExcelとAccessでは特徴が異なります。そのため、「一般的にどちらが優れているか」という比較は、あまり意味が無いように思います。
Accessは、Excelと比べるとデータ管理では分がありますが、その分覚えるべき点も増えます。ソフトの特性だけでなく、自社で専門となるべきスタッフが準備可能かなども考慮する必要があるかもしれません。場合によっては専門家にも確認する必要があるかもしれません。
(ExcelよりもAccessを先に触れると「Excelが使いにくい」という人もいます)
またExcelでもAccessような仕組みにすれば、(規模にもよりますが)稼働に耐えられることも十分に考えられます(弊社では過去に100万件以上の名寄せ作業にExcelを使用しました)。一方で複数のPCから安定した使い方をしたい、他システムとデータの連動をする等を考慮するならば、Accessの方が相対的には適しています。
このように色々な要素をもとに「どちらが良いか」、「どちらが適しているか」を判断することがベターであるとも言えます。
(経験的には、Accessなどのデータベースを使ったことのあるスタッフなどがExcelでデータを作るとセルの結合がなく、規則性のある体系になっていて非常に管理しやすく作られることも多いように思います)

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