データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

CSVファイル関係でよくある問題について

CSVファイルはデータベース連携などでよく使われる定番の方法です。しかしこれにも知らないと大きな失敗に繋がる問題があります。
データ入力の業界では定番中の定番であります。
特にCSVファイルの読み込み(インポート)を通常方法で取り込むと危険な場合があります。

例1:CSV前の商品リスト


【解説】
上記を見て既にお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、ここで見ていただきたいのは「商品名」です。
上記商品リストのファイルをCSVで保存します。


なお、余談ですがCSVは1シート分のデータしかCSVにできません。従いまして「シート2」、「シート3」にもデータが 有る場合は無視されます。

■例2：CSVで保存したファイルをテキストで開く


上記の青く網掛けしてある部分が注目データです。Excel→CSVまでは問題ありません。

ではそれを今度は、このCSVファイルをExcelで開いて見たのが下記画像です。


矢印にあるように元々商品名「1-1」だったデータがExcelに読み込ませると「1月1日」になりました。
これはExcelの仕様です。

これを回避する方法のつもりで例えば下記のように「セルの書式設定」で「文字列」に変えます。

■例3：書式を変えてCSV保存(失敗します)



しかしながらそれでも同じ結果になります。
なお文字の先頭に「'(シングルクォーテーション)」を入れても同様です。


■例4：日付として読み込まれない回避方法




上記のように「テキストファイル」として取り込むことで回避できます。
下の方の画像は、ウィザード3/3で「商品名」を選択し、画面右上のところで「文字列」を選び 今回の問題を回避します。
なお、この機能だと文字コードの指定もできるので例えばGoogle AnalyticsのCSV(UTF-8)も開くことが できる便利な機能です。
VBAを使うことでも回避できますが、この方法が一般的回避方法だと思います。