データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

アンケート作るときのフォーマット

アンケートをExcelで作成することはそれほど難しくありません。かなりきれいに作れます。
しかしながらExcelでアンケートを作るにはいくつかのポイントがあります。
これらのポイントによってはWordで作ったほうがはるかに楽な場合があります。


【関連】
Excelでアンケート用紙を作成してみる
アンケートの集計方法について

■例1：Excelアンケートのイメージ

【どのようにアンケートを提供回収するのか】
Excelで作成したアンケートをどのような方法で回収するのか考える

• データとして回収　例：メールなどに添付して送り、メール添付で回収
• 紙媒体として回収　例：印刷して配布し、紙で回収

この点はExcelで集計作業を考慮したときに、非常に大きなポイントになります。
特にExcelのマクロ機能を使った集計を考えている場合には、この使い分けは後の作業効率を大きく左右します。

上記のアンケートイメージ画像はアンケート結果を紙媒体として回収することを目的に作成しました。

【集計結果の紙媒体とデータの回収の違いについて】
アンケート作成にかける時間では紙回収を目的とした作り方の方が短くてすみます。
その大きな違いはアンケート回答者にセルに打ち込ませる仕組みを考慮する必要がないからです。

データとしてアンケート結果を回収した場合のメリットとして、その集計が幾分効率的にできます。
マクロ機能を使わないにしても、Excelの各回答シートから各結果をコピー&ペーストするなどです。
マクロ機能(VBA)を使った場合は、その差は劇的になります。

■例2：Excelアンケートの質問


上記の内容はごく一般的な質問事項です。これについてExcel上で回答した場合下記のようになります。

■例3：Excelアンケートの質問の回答


ご覧のように、この場合はコピー&ペーストだけでなく、Excelの持っている優れた機能を使うことができず、各アンケートの回答結果を「目で見て判断」 せざる得なくなります。

【回答者側の使い勝手の違いについて】
上記では「アンケート回答者にセルに打ち込ませる仕組みを考慮する必要がない」
と説明しましたが、その違いを今回のアンケートイメージ画像で見てみます。

■例4：Excelアンケートの質問の回答


これは例3と同じ画像ですが、このような「円で該当する項目を回答する」にはアンケート回答者のちょっとした スキルを要求します。

■例5：Excelアンケートの質問の回答を図形で囲む1


上記のようにアンケートの回答を図形で囲むためにツールバーの「楕円」を選択することが一般的な形になると思いますが これを選択し、そのまま使おうとすると下記のような結果になります。

■例6：Excelアンケートの質問の回答を図形で囲む2


このように初期設定※では図形の塗りつぶしが「有り」になっているので囲むという結果になりません。
紙のアンケートの場合はペンを使って囲むだけですが、データで回答してもらう場合、回答者側の回答できる知識が必要とされます。
この知識(方法)を知らないと、回答者から見て「使いにくい」アンケートという結果になりかねず、または予期せぬ形で回答してくる場合も考えられます。
※バージョンにより違いがあるかもしれません

【データでアンケート結果回収を意識したフォーマット】
既に説明した通り、データでアンケート結果を回収する場合は、回答者に回答をセルに打ち込んでもらう仕組みを 作る必要があります。ただし、Excelはかなり自由度が高いソフトなので、セルに予期せぬ値が入ると集計が煩雑化するので 「限定的」に回答できる仕組みがベターです。
それは入力規則を使った方法です。

■例7：Excelアンケートの質問の回答で入力規則を使う


このように設定をすることで、回答者に限定的に回答を促すことができ、集計も同じ目線で見ることができ作業の効率性向上が可能になります。