データ入力代行に役立つExcelのお勉強

ここではデータ入力代行に役立つExcelの使い方について説明します。
弊社ではお客様にご提案する際、目に見えにくい部分ですがこのような点を配慮しております。

本ページをご覧の方はどこまで把握されているか比較しながら見ると参考になると思います。

Excelでアンケート用紙を作ってみる

Excelを使ってアンケートを作成する場合、いくつかポイントとなる点があります。
それは、

• Excelファイル(ブック)そのものにパソコン上から回答(入力)をしてもらう
• 印刷して紙ベースで渡す

上記をどちらかで行うかによってアンケートの作り方を変えたほうがいいかと思います。
詳しくはアンケートを作るときのフォーマットでご確認下さい。

ここでは前者の「Excelファイル(ブック)そのものにパソコン上から回答をもらう」を前提に作成しています。

【関連】
アンケート作るときのフォーマット
アンケートの集計方法について

■例1：Excelアンケート作成のイメージ

【紙ベースのアンケートと何が違うのか】
パソコン上で回答入力してもらうアンケートの場合、Excelの機能を利用して、制限を掛けることができるのがメリットです。
特にアンケートの集計時におけるマクロ(VBA)を使えば、その集計にかかる処理時間は劇的に変わってきます。
そのExcelでアンケートを作成する主なポイントは

• セルを使用：図形は使わない(図形に回答を入力させない)
• 入力規則を使用：回答項目に不正な値を入れさせない
• シートの保護：予期せぬ場所(セル)に入力をさせない

基本的な考え方としては集計時の作業量を極力減らす為の施策です。特にアンケート回答者がExcel(PC)慣れをしていないことで 予期せぬ回答を防ぐようにします。

【アンケートを1から作成してみる】
それではアンケートをExcelを起動した状態から作成してみます。
■例2：セルの幅を調整する1




■例3：セルの幅を調整する2


アンケート作成に限りませんが、Excelの仕様上、Wordのように「セルB2だけ幅を拡げる」というようなことができません。
この場合は、セルではなく「列B」全体を拡げないといけなくなりますが、これでは使い勝手がよくありません。
その回避策として「セルの結合」を使って「部分的にセル幅を広くして使っているように見せる」ようにします。
こうすると最小幅のセルと最大幅のセルの両方が(見た目上)混在することができます。

■例4：印刷範囲を押さえる


なお、こちらは一応印刷したときを想定してA4サイズの枠内に抑えるようにします。
このときに注意することは印刷プレビューで枠線をシート状に表示しますが、シートに何も書かれて(入力されて)いないと プレビューができないのでセルA1などに適当な文字を入力し、プレビュー表示します。その後その文字を消しておきます。

■例5：文字を入力する


上記のようにアンケートの内容を入力します。
このときのポイントは「遭えてセルを結合する必要はない」です。
セルを入力する際に、打ち込んだセルの右側に文字などが入っていると「####」と表示されますが、右側に文字などが入っていないと 見た目上、セルをまたがって表示されます。

■例6：回答箇所をセル結合する


上記は回答者に入力をしてもらう項目です。セル幅が小さすぎるので結合してある程度の広さにします。

【入力規則を設定する】
入力規則を使用すると回答者に制限を与えることができます。今回のアンケート例では最後の項目以外は全て選択式です。 そこで入力規則を使って選択用のリストを作成します。
なお、今回のアンケートでは念のために「クリックしてください→」を入れています。これは開いたときに 何をしたらいいか分からない回答者がいた場合を想定して補足しました。


■例7：Excelアンケートの質問の回答で入力規則を使う








このようにすることで、誤った回答の仕方を防ぐことができます。

■例7：フリーワードを入力


フリーワード用にセルを結合します。

■例8：シートの枠線をはずす




アンケートを見やすくするためにシートの枠線(グリッド)を消します。
よく勘違いして見受けられるのはセルを白色で塗りつぶして枠線を消す方法ですが、上記のようにチェックをはずすことで 簡単に消すことができます。

【シートの保護をする】
最後にシートを保護します。通常のまま保護をかけてしまうと、全てのセルがロックされてしまい入力ができなくなります。
そこで、入力する項目である「回答するセル」はロックがかからないようにはずしておきます。

■例9：保護(ロック)しないセルを複数選択(Shiftキーを押しながらクリック)


■例10：セルの書式設定でロックをはずす


■例11：シートを保護する




Excel2003では保護において、更に制限が掛けられるようになっています。通常は初期で表示されているままで、必要に応じて変更するといいと思います。

【回収方法について】
これでアンケートの完成です。しかし実際には回収についても意識しておく必要があります。
できるだけ効率よく集計するには、この点も避けては通れない点です。
これはまた次回に説明します。