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Excelのスキルはどれくらい?|Excel実務のノウハウのお勉強

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Excelのスキルはどれくらい?

Excelのスキルチェックは一般的には民間で行っている資格試験やネットでできる無料診断テストなどがあり、そこで自己のスキルを客観的に判断できます。しかしながら、それらは実務的に見てあまり使わない機能があったり、歯抜け問題の一部を補う(例えばIF関数の一部が空白になっていてそれを埋める)など、テストの内容によっては実務的かつ即戦力として役立つ問い、あるいは問いなのかは別の問題だと弊社では考えています。
そこで弊社では独自のスキルチェック診断表を作成し、社内で啓蒙するようにしております。


資格よりも実務を重視することが大事

Excelを使う上で必要なのは実務のスキルです。たとえば、印刷された紙ベースの営業実績の表があり、Excelに入力して表を作成する場合に、「どのようにそれを利用するのか(ピボットで集計する、あるいはきれいに入力し直して印刷するだけ)」によっておのずと表の作り方が変わってきます。
こうしたことを考えると資格の有無だけでは、(弊社で必要とする)スキルがあるかどうかは分からないのです。


グローウィンのExcelスキル表

以下はExcelのバージョンが2000が全盛の時に作成したものです。既にバージョンアップで対応されている機能もあります。
同じ目線で見ることができない部分に関しては、A、Bなどと振っています。(グラフのスキル能力は考慮しておりません)
皆様のスキル診断や判断にお役に立てれば幸いです。

レベル 操作内容 意識レベル 傾向&目安
1 表作成 Excelを使用したい 簡単な表などが作成でき、SUM関数などを使用し、若干の作業効率化と体裁を保てるが、ほとんど紙に書いているのと変わらない状態
2-A ドキュメント類の作成 見た目 シートに見積書や検収書といったドキュメントを作成できるが、セルの幅の関係で一方をずらすと他方が線をまたぐ事象や、スペース文字を使用することで文字位置合わせを行うなど対処の仕方が甘く、元は同じフォーマットでも作成者により体裁が変わりうる
2-B 図形の利用 見た目 図形を利用し視覚的に理解できるような方法が取れる。が、その一方で文字の入力先が図形内であったり、セル内であったりと統一的でなく、データとして利用するという意識が希薄
3-A データとしての利用 作業効率化 シートの情報をデータとして利用でき、計算式よりもオートフィルタを使い必要な情報の収集もできるがその一方でフラグという意識が希薄でセルを色付けすることで切り分けしたり、完全なデータ形式でない場合が多く、セルの結合や元データの書式不整合にも対処できない場合もある
3-B 表計算 作業効率化 Vlookup関数やIndirect関数などが使用でき、汎用的な使い方が意識できる。ただし計算式を利用する際のデメリットまでの言及は難しく、シート間串刺しなどを利用しがちであるもののデータ一元管理の利点を無意識的に感じ始めている
4 罫線と色の使い分け 高度な見た目 画面上の見た目、フォント、プロポーショナルフォントの効果(文字ピッチ)、印刷時でも見やすいセルの色などを把握している。同時にデータとしての活用方法も把握しており、第三者も利用しやすい
5 ヘルプ参照 高度な作業効率化 基本的な操作を完全に把握しており、状況に応じた機能、関数などを使用することができる。ヘルプが利用でき一般的なトラブルなどは自己解決できるが、Excelが有する機能の盲点の把握が不足しており、後に影響を与えるようなデータやファイル構成を予防・発見できない
6 脱固有機能 データ共有化 Excelが有する盲点(列を非表示にしてもコピーの対象になっていたり、外部ファイルとのリンクはファイルを管理しにくいなど)の対処を知っており、共有化するためのファイル(データ)構成が構築でき、例えばあるセルに条件付き書式を設定した場合、一見するとその機能が利用されていることはわかり難いが、それを明示し第三者に誤解を与えないような方法が取れる
7 他のアプリケーション連携 業務システム化 大型DBやAccess、テキストファイル、WORDなどを連携利用することができ、Excelのデフォルトインストール機能やアドイン機能もある程度把握している。Excelをフロントエンドとしたシステムの構成でテンプレート作成やVBAが利用できるが、細部における基本操作やVBAのバグ、バージョンの違いによる動作の差異まで完全に把握しきれておらず作業の修正が必要になることもあるがその技術的対処は迅速


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