VLOOKUPとは一体何？何が便利なの？
Excelではたくさんの関数を利用することができますが、なかでもVLOOKUPは本サイトでもいくつか説明しているように使い始めこそ難しいかもしれませんが、慣れるととても便利な関数です。
そこで今回はVLOOKUP関数のどこが便利なのかを見ていきたいと思います。「VLOOKUP関数がイマイチわからない」という方は本ページも参考にしてください。
VLOOKUP関数とは簡単に言うと「拡張型」検索機能
VLOOKUPは簡単に言えば、検索機能です。ただし検索と言えば、Excelでは検索の関数としてCOUNT系の関数がいくつかあります。VLOOKUPがこれらの関数と一線を画すのは、ただの検索ではなく、左右の動きを伴う拡張型の検索であるという点です。
従い、VLOOKUPは通常の検索プラスアルファが付いた機能と言えます(※COUNTIFなどの関数も感覚的にはVLOOKUPに近いイメージもありますが)。
なお、適切かどうかは別として、VLOOKUP関数はここで挙げているように検索機能を持っているので「値が存在するのかどうか」の検索するという使い方もできます。
VLOOKUP関数のどこが拡張なのか
先にVLOOKUP関数とは、ただの検索だけでなく「プラスアルファがある(拡張型)」とお話ししましたが、このプラスアルファが(恐らく)慣れにくい部分なのではないかと思います。
このプラスアルファをここでも簡単に言うと、「縦(↓)と横(→)」の検索と移動を行うということです。
1．最初に上から下(縦↓)を検索し、
2．そのあと(値が見つかったら)左から右(横→)に移動します。
(※この順番は固定なので注意です)
日常で垣間見るVLOOKUP的動作！？
多少大げさですが、実は私たち日常の世界でもVLOOKUP的な動作をしているものを目にすることや、私たち自身がVLOOKUPと同じような動作をして物事を見る場面があります。
以下2点例を挙げたいと思います。
■携帯電話の受信のときに表示される画面
通常は、携帯電話がかかってきて、かけてきた番号があらかじめ登録された番号だと、かけた人の名前が表示されますね。
VLOOKUP的に言えば、「何十人(何百人)のメモリ登録から、該当する番号の名前があるかを検索し、あればその名前を表示する」です。
仮にExcelシートで登録メモリを管理しているなら・・・こんな感じ？
■電車の切符を買うときに見る価格表
(最近は切符の購入は減ったかもしれませんが、、)行きたい駅を探し、それがあれば右隣りの価格を見ます。
この動作はVLOOKUPまんまですね。
実務でVLOOKUP関数を使うとID(コード、番号)だらけのときがある！？
VLOOKUPの機能を見たときに上記で説明してきたことを含めてまとめると、VLOOKUP関数は、見つかった検索値に対応するデータを返します(表示します)。その機能はAccessなどで言うとクエリーに近いかもしれません。
VLOOKUP関数はこのような特徴があるため、例えばExcelシートで販売管理を行うとき、下記のような表を見かけることがあります。
本来ならば商品コードだけでは、何の商品か分かりませんがVLOOKUP関数を使うことで、商品コードに対応する商品名を表示させることができます。
この場合「商品マスタ」と言われるようなシートを別に用意しておく必要もあり、一見すると非効率に見えるかもしれませんが、一般的に大量のデータを扱う場合にこの方法は効率的です。
(例えば、商品名を変更する必要があった場合に、販売管理シートを修正するのではなく別シートで用意されている商品マスタの1行(レコード)を修正すればOKになります。こういった点はデータベースの正規化などを理解しておくとよいと思います)
もっとも、Excelでは印刷を含めて表を作る場合も多く、上記の場合では直接商品名を入れた方が効率が良い場合もあるのでバランスも考慮する必要があるでしょう。
VLOOKUP関数はどんな場合に使われるか
VLOOKUP関数の機能はこれまで説明した内容の通りですが、この関数が登場するのは(弊社の経験的に)、他のシステムで作られた(エクスポートされた)Excelファイルの場合が多いように思います。またデータの管理に精通した管理者も使用する頻度が高いように思います。
こういったことを踏まえると、傾向として1つの表がとても大きく(横長で)、複数のサブデータを必要とする時にVLOOKUP関数が使われる(使うと便利)と言えそうです。
ただし絶対必要かというと、他の関数で補うことができたり、「VLOOKUPは高度なのでわからないスタッフがいるから使わない」という環境等も考えられるため一概に言えないのも事実です。
しかしながら、この関数を使うことで利便性や管理効率が向上でき、また利用頻度の高い関数でもあるので、これを機会に積極的に勉強してみてはいかがでしょうか？