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「えっ?」と一瞬思うExcelの使い方?(印刷関連)|あべっきぃの超Excel

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「んー、印刷しずらいなぁー」と思ってしまうことってないですか

普段何気なく使っているExcelファイルですが、取引先や社内でも他の人が使ったファイルを見たときに「えっ?」と思うときはないでしょうか?
ある企業の方に言わせれば「社会人にもなって・・」という厳しい意見を言われる方もいらっしゃいますが、「使い方は千差万別」が昔から変わっていないのが現状に思いますですね。

印刷で失敗するとハマることも多い

このページでは、「印刷」を中心に、Excelの依頼や相談等を行っていて実際にあった経験を元に「もう少し考えたほうがよいかも!?」的な内容を紹介いたします。


Excelの印刷のやり方に決まった方法はない、からこそ・・・

最初に免責ですが(笑)、印刷のやり方に決まった方法はありません。普通に考えると・・・みたいな部分はあると思いますが、私の知る限り「絶対的な印刷ルールがある」という企業様に出会ったことはありません。

しかし、だからこそでしょうか、人によってやり方や考え方が色々あるということに気づきます。

惜しい!と感じる印刷

まずは軽めからです(笑)。
通常の印刷範囲の設定だと、1ページにギリギリ収められない。
でも・・
「1ページに収めるやり方あるよ」と教えてあげたいケースが以下です。
縦に長い表を印刷

これを印刷プレビューで見ると・・
1行だけ2ページ目に突入

これはどんな状況かわかりますでしょうか?1ページ目に表の全体が収まりきらずに2ページ目にまたがるケースです。

惜しいです。いえ、私は惜しいと感じてしまいます。
あと1行・・あと1行なら1ページに詰めてもよいかと・・そのほうが見やすいのではないかと思ってしまいます。

たとえば、「用紙の印刷範囲」を広げてみるとか・・
余白を少なくする

あるいは、たとえば、余白は変えずに1ページに収めてるとかできますね。
縦に長い表を1ページに収める

もちろん詰めると、印字が小さくなるので一概に言えぬことも承知しています。ですので、印刷はバランスを取りながら調整になりますね。


印刷とセルの結合は状況により勝手が悪いかも・・

セルの結合は便利ですね。便利ですが・・ときに扱いづらいときがあります。

たとえば、こんな表を印刷するときです。全2ページ(用紙2枚)の印刷です。
縦に長いセル結合を印刷
これを印刷プレビューで見てみますと、、

はい、1ページ目はまだ良いですね。
セル結合の1ページ目

しかし、2ページ目になると、結合したセルの値が表示されません。

セル結合の2ページ目


「連番印刷の印刷設定」がマニアックすぎる!?

「これ、やりすぎじゃね?」と思ったのが印刷用紙の下部などに入れる「ページ数」です。

「私の知る」通常の使い方でなかったので、私もやり方が分からず困ったことのある機能です。

各シートに印刷設定で「ページ数(ページ番号)」を入れて、通常の複数のシートをまとめて印刷すると、「ページ数が連番になって表示(印刷)」されますね。
複数のシートをまとめて選択し、ページ番号を入れる
このように設定すると、印刷時にページ数を入れて印刷できる便利な機能ですね。

印刷プレビューでページ数を確認
しかし、「一部のシートの内容を書き換え、このシートだけ印刷したい」というのはよくあると思います。

たとえば、再度「2ページ目だけ印刷」したいケースを見てみます。
こういうケースでは「私の知る通常のやり方」は、以下のとおりです。
印刷のページ指定
しかし、、、

「ある設定」がされていると、こんな感じになります。

ページ数(番号)がおかしくなっている
「10」の部分は、(試してませんが)「100」、「1000」とかにもできると思います。

どこでどうこうなるのか、
その設定がこれです。

ページ数(番号)がおかしくなっている設定は「先頭ページ番号」が原因
シートが壊れた?など思った私は、そうとうに遠回りしてしまいました。
みなさんもお気をつけください。

なお、「先頭ページ番号」と表示されていますが、そのシートが1ページ目である必要はなく、ページの途中でも変えることができ、以降のシート(ページ数)も引き継がれます

したがい、次の「う」シートはこうなります。
先頭ページ番号を設定すると以降のページ番号も引き継がれる

恐らく、印刷したい用紙には、他のExcelの「とあるシートだけ」を挟み込む時にページ数が必要などで使うのでしょうが、「印刷が終わったら、せめて解除しておいてね」、あるいは「シートに書き込むなりで分かりようにして!」とは思いました、、知らない人はとことんハマりそうです。


セルの折返しと改行の使い分け

印刷を優先しすぎると、シート上のセルの値をそれに合わせて加工(変形)させてしまうケースも見かけます。
冒頭の方でお話しているように、それが悪いというわけではないのですが、書き直しが発生すると、途端に面倒な作業(文字位置を合わせなければならないという)に変わるケースもありますね。
改行と折返しの印刷

下の方が、文字数を問わず文字が自動的に折り返しされます。
個人的には好みじゃないですが、この場合はセルの結合が役に立ちますね(笑)。


まとめ:印刷とシート上での操作のバランスを考えたい

「印刷だけを優先」、あるいは「シート上で操作しやすいことが優先」というケースもあるかもしれません。

そのため、一概には言えませんが、「印刷をする」という前提でシートの表を加工などするとき、(私の経験上では、)印刷でもシート上でも同じ目線で見れるフォーマットが大事に思います。

印刷物は見やすさも大事ですが、一方でシート上で加工がしににくくなると、結果的に「印刷の内容が間違ったように見える」、「勘違いさせるような内容」、「確認するのに手間がかかる」ようなになることを防ぐことも必要ですね。


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