(涙)初めて見るExcel表の意味が分からないとき(準備・気持ち編)
初めて見る表で作業するときに、何がなんだか分からず困ったことはありませんか？
部署の移動、新しい職場など初めて接する作業では、分からないことだらけです。
「そういえば、君はExcel経験ありって言ってたよね？とりあえず、この表の作業しておいてくれる？」
ありがちな指示ですが、初めて見るあなたにとってはとても複雑な表に見えてしまうことはないでしょうか？
ましてや、それについて聞けない、質問できない環境(職場)だったりするとそのプレッシャー(苦痛)は結構大きかったりします。
そんなときに、自力で解決に近づけるかもしれない点についてまとめました。
本ページでは、「準備」、「気持ち」よりの内容になっています。
注意点
冒頭に「解決に近づけるかもしれない」と言いました。これはExcelの表と言えど、細かく見れば実に多くのパターンがあるため、1つを例にとってもあなたの表にマッチするか分かりません。そのため本ページは抽象的な内容を多く含んでいます。
(どうしても「この表についてだけ知りたい」という方はお問合せください。有償無償を含めて折り返しご連絡いたします)
上司の「説明」について
通常は少なからず、作業時に上司や担当者から作業についての「説明」があるはずです。
ここがスムーズにいくかの最初の分岐とも言えそうです。
あなたはこの説明に基づいて作業を行いますね。だからこの説明が分かりやすければ分かりやすいほど作業がしやすくなります。
上司も丁寧に説明する人もいれば、大雑把な人もいます。おそらく業務の合間を見て10分、15分、30分足らずで説明する形も多いと思います。
教えることを専門としている上司でなければ、説明が分かりやすいかどうかは運次第ですが、以下の点を知っていればその後の解釈(理解方法)も変わってきます。
・一通り説明してくれる
・大雑把に説明してくれる
・細かすぎてわからない説明
個人的には3点目が一番やっかいに思えます。時間をそれなりに割いてくれているにも関わらず、
説明の内容が部分的すぎて、「木を見て森を見ず」になってしまうことです。
(でも説明した本人だけはやけに満足している場合とか余計ツライですね・・)
実際の作業では、初めて見る表の場合、最初の段階では細かすぎる点は混乱するだけなので不要です。
あなたの知識の前提を取り払う
あなたが初めて見る表は、これまで経験した内容が生かせる表になっているとは限りません。
というか、あなたがこれまで経験した内容が生かせる表になっていれば、そもそも困ったことになっていないはずです。
例えば、「VLOOKUP関数が当たり前」と思っている場合、
ここで「この表はVLOOKUP関数を使っていない、だから何か別の意図があるのでは・・」など意図的に使っていないという深読みをすると・・・
実は「その関数を知らずに手作業で入力しているだけ」などという表もあります。
企業単位だけでなく、部署、もっと言えば人単位でExcelの使われ方は様々です。
これまでの経験(前提)が足かせになって理解が進まないこともあるということを知っておきましょう。
※なお、その逆のパターンもあります。例えば書式が設定済みのセルに入力した場合、「表示がおかしい(入力した通りにならない)」ことが起こり得ます。
こちらのパターンはキリがないですが、「(私の知らない)何かの機能が設定されているかもしれない」という意識が理解を早める場合もあります。
機械的な解釈は捨てる
「セルA1に○○を入力」このような覚え方は、効率的に作業をするには役に立つことも多いですが、今回の事例などでは、最初に重要なのは、作業内容を機械的に覚えることを捨てることです。
表が分からない時に、このような覚え方をしても表を理解するということにはなりません。
機械的に覚えるのは表全体や実際に入力するまでの理解ができてからの方が良いですね。
(表に関する)業務知識を知る
業務知識、特に表に関する業務の知識や流れは身につけましょう。
通常(経理的業務除く)は、Excelに入力するデータ(の属性)は「結果」や「状態」です。
今、まさに行おうとしている作業は、業務(フロー、流れ)のどの地点の状態をExcelに入力しているのか、なども意識して業務を知るとさらに有効です。
そして、この観点から表を理解するようにします。
「この関数は○○だから値がこうなる」という部分も必要ですが、関数の機能だけを知っていても、それは(通常は)業務の断片的一部、点でしかありません。
もちろんExcelの機能を知っておくに越したことはありませんが、点と点の関係が1つの線になるのはまだ先です。
ちなみに業務知識を知ることは大きな意味があります。業務知識を知っていれば、他の関連業務についても入り込みやすくなり、会社に貢献できる幅も広がってきます。
また「業務知識を習得する」といった工程(手法)自体があなたの経験にもなるため、技術的資産にもなると言えます。
「人材」を「人財」に変えるチャンスでもありますね。
解決のための万能薬はない
弊社経験上の感覚では、表を理解できる「100%確実な万能薬」は存在しません。多少大袈裟ですが、最も大事なのは「腹をくくる」ことであると思います。
経験論ですが、「やらざるを得ない」環境になったら、分からない部分はあるにせよ前に進むという気持ちが理解を早めてくれます。
「どう作業していいか分からず困っている人」とは言い換えれば、責任感や使命感が強い人とも言えます。
作業に慣れてくると、始めは理解できなかったけど、「あ～、はいはい、なるほど、こういうことだったのね」という場面が出てきます。こうなればしめたものですね。
仕事なので色々と試すわけにもいかないと思いますが、その気持ちは大事だと思います。ぜひとも頑張ってください。